Comment créer du contenu en équipe : un grand guide
L’ère de l’information, avec tous les avantages de la technologie du cloud, nous permet (et nous oblige) à collaborer. L’un des produits les plus courants de la collaboration est le contenu. Ici, nous allons explorer comment créer du contenu collaborativement avec moins de stress et plus de productivité.
Créer du contenu en équipe, c’est quoi ?
Chaque entreprise, branche, et même une petite équipe de 2 ou 3 personnes est inévitablement impliquée dans des collaborations de toutes sortes puisqu’elle partage les mêmes objectifs et buts qui sont atteints par le biais de produits. La production de biens et de services implique la création de contenu, ou le produit d’une entreprise est le contenu lui-même.
La création de contenu en équipe repose sur l’écosystème technique que l’entreprise utilise pour organiser le travail collaboratif de ses employés. Elle implique le stockage de fichiers en ligne, le partage de fichiers, la création collaborative de documents, la communication et la gestion des tâches.
Un processus de création du contenu bien organisé, des technologies suffisantes, des procédures de communication optimisées et un personnel bien formé, peut visiblement améliorer la productivité globale et la réussite économique d’une entreprise :
- La réduction du temps pour la recherche et l’échange d’informations, ce qui raccourcit la durée du cycle de production ;
- Contenu de qualité est assuré par des processus de communication plus transparents ;
- La sécurité des informations est améliorée grâce à la répartition des rôles et des droits d’accès dans les systèmes de gestion des utilisateurs ;
- L’apprentissage et l’engagement des employés stimulés créent un environnement plus sain pour développer l’esprit d’équipe et l’innovation.
Solutions pour créer du contenu
Parmi les nombreuses applications pour le travail sur le contenu collaboratif, il existe des groupes d’instruments plus généraux qui sont universellement applicables.
Édition collaborative
C’est justement impossible de créer du contenu en équipe sans une suite bureautique, l’outil où vous créez et coéditez réellement les fichiers – documents texte, feuilles de calcul et présentations. Les suites bureautiques pour la collaboration vous permettent de créer du contenu ensemble, de laisser les commentaires et les mentions, de suivre les modifications, de parcourir l’historique et parfois de chatter directement dans l’interface.
La suite bureautique en ligne peut faire partie d’un ensemble plus vaste de solutions de productivité (ONLYOFFICE Workspace, Microsoft 365, Google Workspace, Zoho Office), ou être intégré séparément dans un environnement collaboratif construit sur une plateforme de partage de fichiers (ONLYOFFICE Docs, Collabora).
Stockage et partage
Les systèmes de collaboration et de gestion de contenu d’entreprise sont de toutes formes et de toutes tailles, mais ont un concept en commun. C’est l’endroit où vous conservez, gérez et partagez le contenu web avec votre équipe afin que chacun y ait un accès instantané où qu’il soit.
Les solutions de stockage et de partage de fichiers peuvent être soit utilisées dans un cloud public sans aucune installation requise, soit installées sur place dans votre périmètre physique, ce qui vous donne un contrôle total et la responsabilité de la protection et de la surveillance des données. Parmi les exemples de stockages en ligne basés dans le cloud, citons Drive de Google Workspace, OneDrive de Microsoft et Dropbox, tandis que les plateformes comme Nextcloud, SharePoint et Confluence peuvent être installées sur site.
Dans de nombreux cas, les solutions de stockage et de partage dans le cloud comportent d’autres composants intégrés – pour l’édition de documents, la planification des tâches, etc. – ou font elles-mêmes partie de solutions de collaboration de contenu plus complexes et essentielles. Elles peuvent également être préconçues pour un secteur d’activité spécifique, par exemple, les systèmes éducatifs dotés de fonctions d’administration des classes et d’organisation des cours (Moodle, Mindflash, Chamilo).
Gestion et planification des tâches
Créer de contenu web en équipe ne peut être organisé sans une gestion coordonnée des tâches. La planification et le suivi des tâches s’effectuent à l’aide d’un logiciel de gestion de projets qui permet de constituer des équipes pour travailler sur chaque projet ou processus, de répartir les rôles au sein de l’équipe, d’attribuer des tâches et des sous-tâches, de les regrouper en jalons et de voir les performances de l’équipe à l’aide de diagrammes de Gantt et de rapports.
Parmi les outils les plus populaires pour la gestion de projets, on trouve des solutions comme Asana, Monday.com, Wrike, and Basecamp. Il s’agit d’outils de planification des tâches basés dans le cloud qui aident à coordonner le travail d’équipe et à rendre le travail sur le contenu transparent et facile.
De nombreuses solutions collaboratives complètes comprennent des outils de gestion de projets intégrés, qui ne sont pas aussi scrutés que les produits autonomes dédiés, mais qui contribuent à faciliter le travail en équipe grâce à des fonctionnalités essentielles de gestion des tâches. Les composants de gestion de projet sont proposés dans ONLYOFFICE Workspace, Microsoft 365, Zoho Office et d’autres bureaux collaboratifs.
Trouvez de bons outils de contenu collaboratif
Même si vous utilisez déjà certains instruments de collaboration sur le contenu ou vous êtes seulement à la recherche du nouveau logiciel à mettre en œuvre, il est important de maintenir une approche intelligente dans le choix du logiciel que votre équipe utilise pour ses activités quotidiennes. La voie de l’amélioration de la collaboration documentaire passe par le dépassement de certaines erreurs typiques dans la manière de choisir le logiciel et de l’utiliser en pratique.
Minimisez le temps de formation, mais ne l’ignorez pas. L’un des obstacles à l’optimisation est la crainte que l’introduction de nouveaux outils et fonctionnalités implique la perte du temps pour apprendre à les utiliser. C’est inévitable, mais le temps que ces outils feront gagner à l’avenir justifie le sacrifice d’aujourd’hui.
Dans la plupart des cas, les ressources utiles ne manquent pas : donnez à votre équipe l’accès à des webinaires sur les logiciels, aidez-la à se familiariser avec la documentation et réservez une place dans le planning pour montrer vous-même comment fonctionnent les nouveaux instruments. En fin, notre époque est celle de la technologie complexe derrière une interface simple, et la mise en œuvre des nouveautés dans le travail quotidien est beaucoup plus facile qu’auparavant.
Écoutez l’équipe. Contrairement aux stylos et tasses à café personnels, lorsqu’il s’agit de logiciels de travail d’entreprise, vos employés n’ont pas vraiment le choix. Chaque fois que vous recherchez un nouveau service collaboratif, donnez aux personnes chargées de tâches différentes l’occasion de le tester sur leur travail et de vous donner leur avis avant de prendre des décisions d’achat. Ce que vous pensez être une dépense inutile peut, en fait, changer leur productivité à jamais.
Ne cessez jamais de chercher de nouveaux outils. Demandez-vous de quoi d’autre vous avez besoin, car il existe des instruments pour pratiquement tous les usages : tableaux blancs collaboratifs, to-dos partagés, même des notes autocollantes, et quoi encore. Vous voulez connecter des e-mails à votre chat de groupe ? Découvrez Slack. Vous voulez discuter d’un document dans Telegram tout en le modifiant ? Ajoutez un plugin dans ONLYOFFICE. Vous voulez partager des mots de passe et des détails de cartes de crédit en un seul endroit ? Jetez un œil à Dropbox Passwords. Ne sous-estimez pas ce que les logiciels peuvent faire pour vous.
Ne forcez pas tout le monde à utiliser les mêmes outils. Certaines personnes préféreront toujours les mails aux messageries, ou les appels téléphoniques aux vidéoconférences. À moins que cela ne porte atteinte à la sécurité ou ne rende le processus incohérent à un niveau supérieur, vous pouvez tolérer les habitudes individuelles pour maintenir une collaboration efficace.
Comment créer du contenu efficacement
Maintenant quand vous savez comment organiser le processus pour créer du contenu de qualité et quelles solutions peuvent aider votre équipe à obtenir de meilleurs résultats, passons à la pratique et explorons quelques conseils pour mieux collaborer, sur l’exemple de ONLYOFFICE Docs.
1. Partagez des documents en toute sécurité. Il existe plusieurs types d’autorisations de partage en plus de l’accès complet. Si vous ne voulez pas que le contenu soit modifié accidentellement ou intentionnellement, vous pouvez partager le fichier avec des droits de commentaires, autoriser seulement la révision, ou envoyer un formulaire avec des champs à remplir avec une restriction pour la modification du contenu principal. Dans les feuilles de calcul, vous pouvez masquer les informations sensibles à l’aide d’un filtre et partager les fichiers avec un droit de filtrage personnalisé qui empêchera vos collaborateurs de voir les données masquées ou d’appliquer un filtrage à la feuille de calcul initiale. Pour protéger davantage vos fichiers, utilisez des filigranes et le chiffrement par mot de passe.
2. Utilisez différents modes de co-édition. Dans ONLYOFFICE, il existe deux modes de co-édition : Rapide et Strict. Si vous souhaitez collaborer en temps réel, le mode Rapide est activé par défaut. Si vous avez besoin de plus d’intimité, activez le mode Strict et verrouillez le paragraphe que vous éditez jusqu’à ce que vous ayez terminé et soyez prêt à montrer le résultat.
3. Laissez des commentaires utiles et compréhensibles. Choisissez le corps de texte exact que vous souhaitez commenter, décrivez clairement votre question ou votre suggestion à vos collègues, mentionnez les utilisateurs responsables si nécessaire. N’oubliez pas de résoudre les commentaires après le traitement de la question, et de les supprimer avant de poursuivre l’envoi du document.
4. Suggérez des modifications poliment. Si l’on ne vous donne pas la liberté explicite de corriger le texte comme vous le souhaitez, un meilleur moyen de suggérer des améliorations est d’utiliser les commentaires ou le suivi des modifications. Avec le second, vous pouvez ajouter, formater ou supprimer tout ce qui se trouve dans le texte lui-même, mais avec la possibilité de voir comment il a été modifié et que c’est vous qui l’avez modifié. Le réviseur pourra accepter ou rejeter vos suggestions comme bon lui semble.
5. Utilisez les versions du document. Pas de panique si vous devez remonter dans le temps et retrouver l’ancienne version du document : elles sont toutes stockées dans l’historique des versions où vous pouvez trouver toutes les variantes précédentes du fichier et les restaurer. Dans le système de gestion de documents de ONLYOFFICE Workspace, vous pouvez ajouter des notes aux versions pour aider les autres et vous-même à comprendre quelles mises à jour chaque version inclut.
Si vous recevez de vos collègues une nouvelle version de votre texte dans un fichier séparé, pas de stress non plus – utilisez la comparaison de documents pour voir les différences et créer la version finale du document.
Collaborez mieux avec ONLYOFFICE
ONLYOFFICE Workspace est un bureau collaboratif qui combine une suite bureautique et une plateforme de collaboration complète avec un espace de gestion et de partage de documents, des outils de gestion de projets, un courrier, un calendrier, un CRM et des instruments sociaux. C’est un moyen sûr d’organiser le travail d’équipe en ligne et de stimuler la collaboration d’une équipe distante, que ce soit dans le cloud ou au sein de votre infrastructure physique.
Si vous utilisez déjà une plateforme de gestion et de partage de contenu, vous pouvez intégrer ONLYOFFICE Docs pour permettre une collaboration de contenu puissante pour votre équipe au sein de votre système.
