ONLYOFFICE à l’Université de la Polynésie Française : comment faire du travail collaboratif une réalité

27 avril 2020 By Mary 0 210 views
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ONLYOFFICE continue à ouvrir de nouveaux horizons : la suite bureautique a été récemment déployée à l’Université de la Polynésie Française pour permettre à l’ensemble du personnel de se digitaliser en travaillant sur les documents de manière collaborative en temps réel.
 
Trouvez le retour d’expérience de l’UPF dans ce billet de blog.
 
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A propos de l’UPF

L’Université de la Polynésie Française (UPF) est un établissement public d’enseignement supérieur et de recherche implanté à Tahiti. Créée en mai 1999, l’une des plus jeunes universités françaises propose une offre de formation diversifiée pluridisciplinaire et assure des missions de recherche pour le développement scientifique, technologique et culturel de la Polynésie française.

L’Université compte 3200 étudiants qui viennent de l’ensemble des 5 archipels regroupant 118 îles dont 76 habitées s’étendant sur une surface grande comme l’Europe mais d’une superficie de terres de 4200 km2 seulement.

Étude des besoins

Vue le nombre d’étudiants et d’effectifs qui viennent de différentes parties du pays et le contexte géographique, l’Université définit la généralisation du travail collaboratif en ligne comme l’un de ces projets prioritaires.

Pour aider l’ensemble des étudiants et des enseignants à se digitaliser, il est indispensable d’uniformiser les outils pour le travail collaboratif et les rendre disponibles pour tout le monde.
 
Au niveau de fonctionnalités, le passage vers la bureautique collaborative en ligne nécessite de :
 

  • avoir un espace de stockage pour déposer les documents et pouvoir y accéder partout et à tout moment ;
  • partager des documents ou des dossiers avec d’autres membres au sein de son organisation et avec des personnes extérieures ;
  • éditer des documents à plusieurs en temps réel sans risquer d’écraser les modifications de ses collègues ;
  • échanger au sein de la suite bureautique pour ne pas passer par d’autres services et éviter de se disperser.

Comme l’UPF est un établissement d’enseignement, il est extrêment important de garantir la confidentialité de l’information et sa conformité légale.

Genèse du choix

En fonction des critères ci-dessus, plusieurs offres, tant pour le partage de fichiers que pour la bureautique ont été étudiées par l’UPF.
 
Le service de partage réseau « Infos UPF» permettait aux agents et enseignants-chercheurs d’avoir accès aux documents au sein du même service et de pouvoir éditer ceux-ci depuis leur suite bureautique à tour de rôle, mais ne concernait pas les étudiants et n’était pas accessible en dehors de l’université.
 
D’autres solutions comme GoogleDoc, Dropbox ou OneDrive ne peuvent pas être déployées au sein de l’établissement d’enseignement pour des raisons liées au RGPD.
 
Le CLOUD UPF, basé sur la solution open-source Nextcloud, regroupe les avantages du partage réseau et de la GED en permettant de partager les documents entre collègues et avec des interlocuteurs externes. En outre, il est possible d’accéder de n’importe où au poste de travail grâce à l’application mobile de Nextcloud. Par contre, Nextcloud ne possède pas de fonctionnalités d’édition et nécessite l’intégration avec une suite bureautique en ligne.
 
S’étant inspirée d’expériences d’autres universités présentées lors du JRES 2019, l’UPF a décidé de déployer son propre service à base de logiciels libres. Franck Mével, Responsable de la Direction des Systèmes d’Information, et Christophe Yu Hung Tai, Ingénieur en développement et déploiement d’applications, se sont chargés de la mise en œuvre de ONLYOFFICE à l’UPF.
 
Grâce à leurs efforts, la suite bureautique a été intégrée avec Nextcloud pour y ajouter ses outils de rédaction. Hébergé sur le serveur de l’UPF, ONLYOFFICE assure le contrôle total sur les données.

Retour d’expérience : avantages et inconvénients

Comme l’explique Nicolas Truchaud, Responsable de la transformation numérique, qui est en charge de la conduite du projet Outils Collaboratifs à l’UPF, après une phase de test, la solution a été déployée à l’ensemble des personnels de l’Université, accompagnée de supports didactiques comme par exemple la vidéo qui met en lumière les principes du travail sur des documents en ligne à plusieurs.
Voir le tutoriel >>

Suite aux premières semaines d’utilisation, un questionnaire d’évaluation a été soumis à un échantillon d’utilisateurs. Outre la simplicité d’adoption de l’outil, les fonctionnalités les plus demandées sont :
 

  • l’édition simultanée,
  • les commentaires,
  • les révisions.

DOCX et XLSX sont les formats les plus utilisés.

Morgane Leroux, DGS Adjointe de l’Université de la Polynésie Française :

Le passage vers le travail collaboratif est un changement majeur pour notre organisation. ONLYOFFICE s’inscrit parfaitement dans notre schéma de transformation numérique. Il est par ailleurs un outil précieux dans le contexte actuel de travail à distance imposé par le confinement.

Cependant, certains utilisateurs, comme par exemple les enseignants-chercheurs, attendent des fonctionnalités spécifiques de la suite collaborative.

« Lors de la rédaction de gros documents de plusieurs centaines de pages, il manque des fonctionnalités avancées de gestion de références bibliographiques comme Zotero, Mendeley ou EndNote ».

Les modules complémentaires Zotero et Mendeley sont actuellement en phase de test et seront disponibles prochainement.

« Certaines animations et polices ne sont par prises en charge dans l’outil de présentation ».

Si vous manquez vos polices préférées dans les applications de bureau ONLYOFFICE, ajoutez-les manuellement en suivant les consignes disponibles dans le Centre d’Aide.
Pour ajouter les polices dans les applications de bureau ONLYOFFICE, lisez ce tutoriel.

Sébastien Chabrier, Vice-Président en charge du Numérique pour l’Université de la Polynésie française, se montre optimiste face à l’avenir du projet dont le but est de faire du travail collaboratif une réalité pour avoir une administration plus efficace, plus moderne et plus agile :

Je pense que cela va changer la vie de nos utilisateurs de suites bureautiques et nous allons tout faire pour leur faire profiter des avantages qu’apporte cette solution bureautique !

Guide des solutions

Est-ce que l’histoire à succès de l’UPF vous a convaincu de rejoindre 5 millions d’utilisateurs de ONLYOFFICE ?

Si vous cherchez un espace collaboratif auto-hébergé qui se compose des éditeurs en ligne intégrés avec la plateforme de productivité, déployé ONLYOFFICE Enterprise Edition.
 
Vous pouvez également lancer le bureau ONLYOFFICE dans le cloud et le tester gratuitement pendant 180 jours.
 
Si vous possédez déjà une plateforme professionnelle comme Nextcloud, ownCloud, Pydio, Xwiki, Jalios, exoPlatform, dotez-la des éditeurs en ligne ONLYOFFICE Integration Edition. La liste complète de connecteurs est disponible ici.
 
Si vous n’avez pas trouvé de connecteur, développez le vôtre en utilisant les APIs fournis par ONLYOFFICE.
 
Si vous avez besoin de doter votre propre service web des outils d’édition avancés, essayez ONLYOFFICE Developer Edition.
 
Pour en savoir davantage sur les tarifs spéciaux de ONLYOFFICE pour les établissements d’enseignement, visitez cette page.

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