7 OCR-Tools zum Erkennen Ihrer PDFs

Beim Arbeiten mit gescannten Dateien, bildbasierten PDFs oder digitalisierten Dokumenten ist es oft notwendig, Text zu extrahieren und zu bearbeiten. Hier kommen OCR-Tools (Optical Character Recognition) ins Spiel. Im Folgenden finden Sie einige der effektivsten OCR-Lösungen, die heute verfügbar sind – sowohl für Desktop- als auch für Online-Anwendungen. Sie bieten eine Reihe von Funktionen für unterschiedliche Anforderungen, darunter auch Optionen mit integrierten Bearbeitungsfunktionen.

Was ist ein OCR-Tool?

Ein OCR-Tool (Optical Character Recognition) ist eine Softwareanwendung, die Bilder mit Text – wie gescannte Dokumente, Fotos oder bildbasierte PDFs – analysiert und die visuellen Daten in maschinenkodierten Text umwandelt. Es erkennt Zeichen, Wörter und Layoutstrukturen im Bild und nutzt Mustererkennung, maschinelles Lernen und Sprachmodelle, um den ursprünglichen Inhalt präzise zu rekonstruieren. OCR-Technologie ermöglicht die Suche, Textbearbeitung und Datenextraktion aus Dokumenten, die sonst statisch und nicht bearbeitbar wären.

Nachdem Sie nun wissen, was ein OCR-Tool ist, sehen wir uns an, welche Optionen Ihnen zur Verfügung stehen.

1. ONLYOFFICE Docs

ONLYOFFICE Docs ist eine leistungsstarke Open-Source-Office-Suite, die für ihre Kompatibilität mit Microsoft Office-Formaten und ihre robusten Tools zur gemeinsamen Bearbeitung bekannt ist. Was sie in der OCR-Welt auszeichnet, ist ihr Plugin-basierter Ansatz: Benutzer können ein OCR-Plugin im Dokumenteditor installieren und Text aus gescannten PDFs und Bildern erkennen, ohne die ONLYOFFICE-Umgebung verlassen zu müssen. Diese Funktion ist sowohl in der kostenlosen Desktop-Version als auch in der Online-Cloud-Version verfügbar.

Das OCR-Plugin unterstützt mehrere Erkennungssprachen und ist daher besonders für internationale Teams nützlich. Sie können auch JPG-, PNG- oder PDF-Dateien hochladen, den Text extrahieren und direkt in Ihr Dokument einfügen. Für alle, die die volle Kontrolle über ihre Daten haben möchten, läuft die Desktop-Version vollständig offline und gewährleistet so den Datenschutz.

Neben dem herkömmlichen OCR-Plugin bietet ONLYOFFICE ein KI-basiertes Plugin, das mithilfe künstlicher Intelligenz Text in PDFs erkennen kann. Diese KI-basierte Methode liefert oft bessere Ergebnisse bei komplexen Layouts oder Scans in schlechter Qualität und unterstützt zudem mehrere Sprachen. Das KI-Plugin geht über OCR hinaus und bietet weitere nützliche Tools wie Textzusammenfassung, Übersetzung und Grammatikerklärungen – und ist damit ein vielseitiger Assistent für die Dokumentenbearbeitung. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihren bevorzugten KI-Anbieter installieren.

Vorteile:

• Vollständig in eine Dokumentenbearbeitungssuite integriert
• Verfügbar als Desktop- und Online-Version
• Kostenlos und Open Source mit kommerziellen Optionen
• Unterstützung mehrerer Sprachen für die Texterkennung
• Beinhaltet sowohl traditionelle OCR als auch KI-basierte Texterkennung
• Bietet zusätzliche KI-Tools (Zusammenfassung, Übersetzung usw.)
• Sicher und datenschutzfreundlich

Nachteile:

• Das KI-Plugin benötigt eine Internetverbindung und kann auf externe KI-Dienste angewiesen sein

ONLYOFFICE erhalten und Text aus PDFs und Bildern erkennen

Extrahieren Sie Text aus gescannten Dokumenten mit OCR – direkt in Ihrem Editor. Arbeiten Sie online mit einem kostenlosen ONLYOFFICE DocSpace-Konto oder offline mit der kostenlosen Desktop-App für Windows, Linux oder macOS.

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2. Adobe Acrobat Pro DC

Adobe Acrobat Pro DC ist ein etablierter Marktführer im Bereich PDF-Dokumente und bietet umfassende Tools zum Erstellen, Bearbeiten, Kommentieren und Konvertieren von PDF-Dokumenten. Eine der beeindruckendsten Funktionen ist die integrierte OCR-Funktion, die beim Öffnen eines gescannten Dokuments automatisch aktiviert wird. Die Software erkennt bildbasierte Dateien und fordert den Benutzer zur Texterkennung auf. Acrobat Pro bewahrt die Formatierung zudem bemerkenswert gut und ermöglicht die Bearbeitung direkt im erkannten Dokument, selbst bei komplexen Layouts.

Es unterstützt verschiedene Exportformate wie Word oder Excel und bietet eine hohe Genauigkeit bei der Spracherkennung. Die Stapelverarbeitung von OCR ist ein großer Vorteil für Teams, die mit großen Mengen gescannter Dateien arbeiten.

Vorteile:

• Automatische OCR-Aktivierung für gescannte PDFs
• Hohe Genauigkeit und Formaterhaltung
• Ermöglicht die Bearbeitung direkt in der erkannten Datei
• Unterstützt Stapelverarbeitung

Nachteile:

• Teures Abonnementmodell
• Benutzeroberfläche kann unübersichtlich sein
• Nur für Windows und macOS verfügbar

3. ABBYY FineReader PDF

ABBYY FineReader gilt als eine der präzisesten OCR-Engines weltweit. Entwickelt für Profis und Unternehmen, geht die Software über die einfache Erkennung hinaus, indem sie Layouts, Stile und Strukturen bewahrt. FineReader nutzt KI-basierte Erkennung, um Tabellen, Spalten, Überschriften und andere komplexe Elemente zu rekonstruieren. Die Software unterstützt über 190 Sprachen und ist somit ideal für mehrsprachige Dokumente und global agierende Unternehmen.

Neben OCR bietet sie leistungsstarke PDF-Bearbeitungstools, Dokumentenvergleich und Funktionen zur Zusammenarbeit. Die übersichtliche Benutzeroberfläche kann jedoch aufgrund der Vielzahl an erweiterten Optionen für Gelegenheitsnutzer überfordernd wirken.

Vorteile:

• Präzise OCR-Ergebnisse
• Erhält die ursprüngliche Formatierung und Struktur
• Unterstützt eine Vielzahl von Sprachen
• Nützlich für komplexe Dokumentlayouts und Rechtsakten
• Inklusive Bearbeitungs- und Dokumentvergleichstools

Nachteile:

• Hohe Kosten für die Vollversion
• Könnte für gelegentliche Nutzer zu komplex sein
• Nur für Windows (die macOS-Version ist eingeschränkt)

4. Google Drive + Google Docs

Diese kostenlose und überraschend effektive Lösung besteht darin, eine gescannte PDF-Datei oder ein Bild auf Google Drive hochzuladen und anschließend mit Google Docs zu öffnen. Google führt automatisch eine OCR-Prüfung der Datei durch und präsentiert den extrahierten Text in einem bearbeitbaren Format. Die Formatierung ist zwar nicht perfekt, aber für einfache Dokumente wie Quittungen, Verträge oder Briefe mehr als ausreichend.

Da die Lösung Teil des Google-Ökosystems ist, können Sie den erkannten Text problemlos teilen, kommentieren und gemeinsam bearbeiten. Es gibt jedoch Einschränkungen hinsichtlich Dateigröße, Bildqualität und Formaterhaltung. Die Funktion ist nicht offline verfügbar.

Vorteile:

• Kostenlos und einfach zu bedienen
• Keine Softwareinstallation erforderlich
• Integriert mit Cloud-Speicher und Collaboration-Tools
• Geeignet für einfache OCR-Aufgaben

Nachteile:

• Formatierungen gehen in komplexen Layouts oft verloren
• Erfordert ein Google-Konto
• Internetverbindung erforderlich
• Keine erweiterten OCR-Einstellungen oder Stapelverarbeitung

5. OnlineOCR.net

OnlineOCR.net ist ein einfaches webbasiertes Tool zum Konvertieren gescannter Bilder und PDFs in editierbaren Text. Laden Sie einfach Ihre Datei hoch, wählen Sie das Ausgabeformat (TXT, DOCX, XLSX) und laden Sie das Ergebnis herunter. Es unterstützt mehrere Sprachen und funktioniert ohne Registrierung für kleine Dateien (bis zu 15 MB). Für größere Dateien oder die Stapelverarbeitung benötigen Sie ein kostenloses Konto.

Die Einfachheit ist sowohl Stärke als auch Nachteil: Für grundlegende Anforderungen ist es gut geeignet, bietet aber nicht die erweiterten Funktionen für Genauigkeit, Layouterhaltung und Dokumentensicherheit, die anspruchsvollere Tools bieten.

Vorteile:

• Keine Installation oder Anmeldung erforderlich (für kleine Dateien)
• Schnell und einfach für einmalige Aufgaben
• Kostenlos nutzbar mit hoher Genauigkeit

Nachteile:

• Begrenzte Dateigröße, sofern nicht registriert
• Formatierung wird oft entfernt
• Nicht geeignet für vertrauliche oder sensible Dokumente
• Keine integrierten Bearbeitungsfunktionen

6. Tesseract OCR

Tesseract ist eine Open-Source-OCR-Engine von Google. Es handelt sich nicht um eine fertige App, sondern um ein Kommandozeilentool, das Entwickler und technisch versierte Nutzer in ihre eigene Software oder Skripte integrieren können. Tesseract unterstützt über 100 Sprachen und ist hochgradig anpassbar. Das macht es zu einem beliebten Tool in akademischen, Forschungs- und Entwicklungsumgebungen.

Da es sich um eine Bibliothek handelt, müssen Sie sie mit einer grafischen Oberfläche kombinieren oder Code zur Bildverarbeitung schreiben. Beliebte Wrapper wie OCRmyPDF und Tools wie gImageReader sorgen für mehr Benutzerfreundlichkeit. Trotz des Einrichtungsaufwands bietet Tesseract unübertroffene Flexibilität.

Vorteile:

• Kostenlos und Open Source
• Flexibel und anpassbar
• Unterstützt viele Sprachen und Skripte
• Automatisierbar für den großflächigen Einsatz

Nachteile:

• Keine integrierte Benutzeroberfläche
• Erfordert technische Kenntnisse zur Einrichtung
• Nicht ideal für Gelegenheitsnutzer
• Genauigkeit hängt von Vorverarbeitung und Konfiguration ab

7. PDF24 Tools (OCR Online)

PDF24 bietet eine Reihe kostenloser Online-Tools zur PDF-Verarbeitung, darunter auch eine OCR-Funktion. Sie laden Ihre gescannte Datei hoch, und das System gibt ein durchsuchbares PDF zurück, das das ursprüngliche Layout weitgehend beibehält. Obwohl PDF24 nicht so fortschrittlich ist wie Adobe oder ABBYY, ermöglicht es einfache OCR-Anwendungen ohne Softwareinstallation.

Der Dienst läuft vollständig im Browser und gibt an, Dateien kurz nach der Verarbeitung zu löschen. Dennoch sollten Sie das Hochladen vertraulicher Dokumente vermeiden, es sei denn, Sie sind sich über die Datenschutzpraktiken der Plattform sicher.

Vorteile:

• Kostenlos und benutzerfreundlich
• Keine Registrierung erforderlich
• Das Layout bleibt in den meisten Fällen unverändert
• Funktioniert auf jedem Gerät mit Browser

Nachteile:

• Eingeschränkte Sprachunterstützung
• Kein Export in bearbeitbare Formate wie DOCX
• Datenschutz und Sicherheit hängen von der Website ab
• Nicht für den professionellen oder juristischen Gebrauch geeignet

Fazit

OCR-Tools sind für alle, die mit gescannten Dokumenten, PDFs oder Bildern mit Text arbeiten, unverzichtbar geworden. Ob Sie Papierarchive digitalisieren, Daten extrahieren oder Dokumente einfach durchsuchbar und bearbeitbar machen – das richtige OCR-Tool kann Ihre Produktivität deutlich steigern.

Berücksichtigen Sie bei der Auswahl einer Lösung Ihre spezifischen Anforderungen – wie Genauigkeit, Benutzerfreundlichkeit, Sprachunterstützung, Offline-Verfügbarkeit und Datenschutz. Von einfachen Online-Konvertern bis hin zu fortschrittlichen Desktop-Editoren gibt es für jeden Anwendungsfall die passende Lösung.