Wie GRE’SY die Dokumentenverwaltung mit ONLYOFFICE Docs Cloud verbessert hat

GRE’SY, eine gemeinnützige Organisation, nutzt ONLYOFFICE Docs Cloud integriert in Nextcloud für ihre Verwaltungsarbeit. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, warum sie sich für ONLYOFFICE entschieden haben und wie sie unsere Software nutzen.

Über die Organisation

 

GRE’SY ist eine kleine Organisation, die sich ähnlich wie die von Abbé Pierre gegründete Bewegung Emmaüs mit der Wiederherstellung, Renovierung und dem Weiterverkauf von gespendeten Materialien befasst. Der Verein nimmt den Prozess der Sammlung, Sortierung, Lagerung und Neuverteilung von Kleidung, Wäsche und Schuhen wieder auf, anstatt alle Sammlungen ins Ausland zu schicken.

Weil der gesamte Prozess in einer Region Frankreichs stattfindet, können in jeder Phase des Recyclings neue Arbeitsplätze geschaffen werden. Sie schaffen zum Beispiel Arbeitsplätze für diese Zwecke:

• Abholung der Spenden von ihren Sammelzentren zwischen Grenoble und Chambéry (Fahrer-Auslieferer);
• Verwaltung der Bestände (Behandlung, Ordnung und Lagerung) in den von ihnen renovierten Industriegebieten (Logistik);
• Sortierung nach Qualität, um zu bestimmen, was mit den gesammelten Kleidungsstücken geschehen soll;
• Ändern und Anpassen von Kleidung (Nähen);
• Wiederaufbereitung der Kleidung zu Textilfasern;
• Weiterverkauf in ihren örtlichen Geschäften (Verkäufer).

Dank Freiwilligen und mehreren Sponsoren erzielt GRE’SY sehr bedeutende Ergebnisse. Im Jahr 2022 hat es 400 Tonnen Textilabfälle verarbeitet. Dieses Recycling reduziert den Abfall, finanziert heute 25 Mitarbeiter und hat es ermöglicht, 44 Menschen zu helfen, eine dauerhafte Beschäftigung zu finden. Außerdem wurden in den 6 Jahren ihrer Tätigkeit 7 Geschäfte eröffnet.

Die Teammitglieder arbeiten in der ganzen Region, in verschiedenen Industriegebieten, in 7 Geschäften oder zu Hause (Fernarbeit). Der Verein hat die gemeinsame Nutzung von Dokumenten und Postfächern in der Nextcloud-Cloud organisiert, die von einem der Freiwilligen verwaltet wird. Für die gemeinsame Arbeit an Dokumenten (Logistik, Freiwilligenmanagement usw.) bietet Nextcloud mehrere Lösungen an, darunter ONLYOFFICE Docs.

Warum ONLYOFFICE Docs Cloud

Das GRE’SY-Team war auf der Suche nach einem zuverlässigen, einfach zu bedienenden Tool, mit dem mehrere Personen gemeinsam an einem Dokument arbeiten können, das mit verschiedenen Formaten kompatibel und in die eigene Cloud integriert ist. Die Dokumente sollten in ihrer eigenen Cloud gehostet werden, ebenso wie E-Mails, Kalender und Kontakte, um den Zugriff auf die Daten zu kontrollieren und ihre Nachhaltigkeit zu gewährleisten.

Zunächst versuchten sie es mit kostenlosen, in Nextcloud integrierten Lösungen, um die Kosten des Vereins zu senken und so die Entwicklung der Tätigkeit und die Schaffung von Arbeitsplätzen zu fördern. Da sie damit nicht zufrieden waren, haben sie beschlossen, ONLYOFFICE auszuprobieren, das es ihnen ermöglicht, problemlos mit LibreOffice-Dokumenten, die von der französischen Regierung bereitgestellt werden, und mit Microsoft Office-Dokumenten, die von den Partnern bereitgestellt werden, zu arbeiten. Außerdem hat ONLYOFFICE Docs Cloud den Vorteil, dass man keine Updates verwalten muss und der Server nicht überlastet wird.

Erweiterte Zusammenarbeit an Dokumenten

Zuvor hatte das Team ein anderes Tool für die Zusammenarbeit verwendet. Die Migration verlief sehr gut, insbesondere dank der perfekten Kompatibilität von ONLYOFFICE mit LibreOffice- und Microsoft Office-Formaten.

ONLYOFFICE ermöglichte die Kontrolle des Zugriffs auf die Daten, ohne die Gewohnheiten zu ändern, was die Vereinigung wünschte. Zuvor waren die Mitglieder von GRE’SY verpflichtet, ihre Dokumente bei externen Anbietern zu speichern, um im kollaborativen Modus zu arbeiten (z. B. bei Google Drive). Wenn ein Mitarbeiter oder Freiwilliger aus irgendeinem Grund nicht mehr einsatzfähig war (Krankheit, Unfall usw.), konnte es zu großen Schwierigkeiten bei der Wiederherstellung einiger Daten kommen (z. B. keine Möglichkeit, den Zugang zum Konto zurückzusetzen).

Die gemeinsame Arbeit mit Daten, die in der GRE’SY-Cloud gespeichert sind, gewährleistet einen permanenten und sicheren Zugriff auf die Daten. Dies ist für die Zukunftsfähigkeit des Vereins sehr wichtig.

Hier sind auch die Funktionen, für die das Team ONLYOFFICE-Editoren verwendet:

• Gemeinsame Bearbeitung von Tabellen: Betreuung und Planung von Freiwilligen, Organisation von Verkaufsteams, Inventarisierung, etc;
• Vorbereitung von Kommunikationskampagnen (Präsentationen);
• Vorbereitung des Schriftverkehrs: Rechnungen, Austausch mit den Lieferanten usw.

Robert Reynaud, Gründer und Präsident von GRE’SY:

ONLYOFFICE hat sich als hervorragendes Produkt bewährt, und wir werden es unseren Mitarbeitern empfehlen.