Heute werden wir am Beispiel eines Kaufvertrags erfahren, was ONLYOFFICE-Formulare sind und wie man ein ausfüllbares Formular erstellt.
Was sind Formulare in ONLYOFFICE und wie sie benutzt werden
ONLYOFFICE-Formulare wurde entwickelt, um die Arbeit mit digitalen Dokumenten zu vereinfachen. Sie können Dokumente mit ausfüllbaren Feldern online oder lokal erstellen, bearbeiten und freigeben. Das Ergebnis ist reduzierte Kosten, schnellere Bearbeitung und Eingabe wiederholender Daten, geringere Möglichkeit von Fehlern.
Hier sind Beispiele ausfüllbarer Formulare und Anwendungsideen:
- Verkauf: Bestellungen, Verkaufsvereinbarungen;
- HR: Arbeitszeitkonto, Arbeitsverträge, Bewerbungsschreiben, Urlaubsanträge;
- Buchhaltung: Haushaltsanträge, Erstattungen, Spesenabrechnungen;
- Rechtliche Dokumente: Darlehensverträge, Geheimhaltungsverträge, Testamente;
- Sonstiges: Berichte, Einweisungsscheine, Fragebögen.
Sehen wir uns nun an, wie man ein Formular für eine Verkaufsvereinbarung mit verschiedenen Arten von ausfüllbaren Feldern erstellt.
1. Formularvorlage erstellen
Zunächst müssen Sie eine Formularvorlage im DOCXF-Format erstellen. Es gibt zwei Möglichkeiten, dies zu tun:
- Aus leerer Datei
- Aus einem bestehenden DOCX-Dokument (Unterstützung für andere Textformate kommt demnächst)
Nehmen wir einen Verkaufsvertrag im DOCX-Format, der zuvor ohne Felder verwendet wurde.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen → Formularvorlage → Aus Textdokument. Finden Sie das gewünschte Dokument. 
Ihr DOCX-Dokument wird ins DOCXF-Format konvertiert. Weitere Informationen über die Eigenschaften von Formaten finden Sie in den White Papers.
2. Felder hinzufügen
Sobald der Inhalt für ein Formular fertig ist, können wir Felder zum Ausfüllen hinzufügen. Sie sind auf der Registerkarte Formulare verfügbar.
*Bitte beachten Sie, dass die Registerkarte Formulare nur verfügbar ist, wenn Sie eine Formularvorlage erstellen oder eine bestehende Vorlage im DOCXF-Format öffnen.
Textzeilen
Zunächst fügen wir einfache Textzeilen hinzu. Wir werden sie für Informationen wie z. B. der Name des Käufers oder Verkäufers, die Adresse und das Datum (das spezielle Datumsfeld mit einem Kalender wird bald hinzugefügt) verwenden.
Öffnen Sie die Registerkarte Formulare und klicken Sie auf Textfeld.
Standardmäßig können Sie eine beliebige Anzahl von Zeichen in ein Eingabefeld von Standardgröße eingeben. Um die Felder anzupassen, öffnen Sie die Feldeigenschaften in der rechten Seitenleiste.
Im Dokument gibt es zwei Felder mit dem vollständigen Namen des Verkäufers. Um das Ausfüllen dieser Felder zu vereinfachen und Fehler bzw. Tippfehler zu vermeiden, können wir diese Felder mit dem Parameter Schlüssel verknüpfen.
Wir erstellen also den Schlüssel Verkäufer (Seller) und wenden ihn bei erforderlichen Feldern an. Wenn die Benutzer nun ein Feld ausfüllen, werden die Daten im anderen Feld automatisch angezeigt.
Um den Empfängern einen Hinweis zu geben, fügen wir den vollständigen Namen des Verkäufers als Platzhalter und John Smith als Tipp ein (Sie sehen solche Tipps, wenn Sie mit dem Mauszeiger über das Feld fahren).
Aktivieren Sie die Option Erforderlich, um das Feld verbindlich zu machen.
Sperren Sie die Feldparameter, damit sie bei der Arbeit an den Formularen nicht versehentlich geändert werden.
Auf die gleiche Weise werden wir die Textfelder im Dokument erstellen.
Felder mit einzelnen Zellen
Textfelder können in separate Zellen für jedes Zeichen unterteilt werden. Wir werden sie für die Telefonnummer verwenden, um die Zahlen sichtbarer zu machen.
Erstellen Sie ein Textfeld wie im vorherigen Schritt. In der rechten Seitenleiste aktivieren wir die Option Feste Feldgröße und setzen die Zeichengrenze auf 12. Dann wählen wir die Zeichenanzahl im Textfeld aus, legen die Zellenbreite und die Rahmenfarbe fest. Jede Zahl wird also in einer eigenen Zelle stehen.
In Platzhalter definieren wir das Format für die Eingabe der Telefonnummer +12345678910.
Einzige Auswahl
In Vertragsklauseln, die Auswahl einer Option vorsehen, können Sie ein Radiobutton verwenden. Um sie in die Kaufpreisklausel einzufügen, wählen Sie Radiobutton aus.
Alle Schaltflächen werden automatisch in Gruppe 1 zusammengefasst. Der Benutzer kann nur eine der Schaltflächen mit demselben Gruppenschlüssel auswählen. Es ist auch möglich, den Gruppenschlüssel umzubenennen und die Schaltflächen in der rechten Seitenleiste neu zu gruppieren.
Für diese Schaltflächen definieren wir den Gruppenschlüssel Einkaufspreis.
In der folgenden Zahlungsklausel fügen wir auch Radiobuttons hinzu. Dann erstellen wir in den Eigenschaften einer der Schaltflächen einen neuen Gruppenschlüssel, Zahlungsoptionen, und wählen ihn für die anderen aus.
Jetzt hat jede Gruppe von Radiobuttons ihren eigenen Namen und die Schaltflächen werden nicht mit anderen vermischt.
Mehrfachauswahl
Im Gegensatz zu Radiobuttons können bei Kontrollkästchen mehrere Optionen ausgewählt werden. In unserem Verkaufsvertrag sind mehrere Zahlungsmethoden verfügbar. Daher fügen wir zu den erforderlichen Zeilen Kontrollkästchen hinzu. 
Dropdown-Liste
Um eine Liste zu erstellen, können Sie eine Combobox oder eine Dropdown-Liste verwenden. Der Unterschied besteht darin, dass Combobox die Eingabe einer Option ermöglicht, während das Dropdown-Feld nur eine Auswahl aus den vorgeschlagenen Optionen bietet.
Erstellen wir eine Combobox.
Dann kann man die Option eingeben und auf das Pluszeichen klicken. Mit den Pfeilen nach unten und oben können wir die Reihenfolge der Optionen in der Liste ändern.
Jetzt werden alle Felder hinzugefügt. In der Symbolleiste wählen wir eine einzige Farbe für alle Felder aus, um sie sichtbar zu machen. Standardmäßig wird für den Text in den Feldern Schriftart Arial, Größe 11, verwendet. Bei Bedarf kann der Text aber auch nach Ihren Wünschen formatiert werden.
3. Formular vorschauen
Um das Formular zu sehen, klicken Sie auf die Registerkarte Formular -> Formular anzeigen. Diese Option zeigt das Formular so an, als ob es für Benutzer mit Zugriffsrechten zum Ausfüllen von Formularen verfügbar ist.
4. Formular speichern
Unsere Verkaufsvereinbarung ist fertig zum Ausfüllen.
Speichern Sie die Formularvorlage als Standard-PDF-Datei oder im OFORM-Format, um sie zu teilen und online auszufüllen.
Verwenden Sie dazu die Schaltfläche Als OFORM speichern und teilen Sie es mit Zugriffsrechten zum Ausfüllen.
Die Benutzer können auch Formulare in ONLYOFFICE Desktop Editoren und in den mobilen Apps für iOS und Android erstellen und ausfüllen.
In der ONLYOFFICE-Bibliothek für Formulare finden Sie gebrauchsfertige Verkaufsvereinbarungen und andere ausfüllbare Formulartypen.
