Wie ONLYOFFICE Workspace die Geschäftsabläufe bei der Moderatorenschule Baden-Württemberg vereinfacht

Heute stellen wir die Moderatorenschule Baden-Württemberg vor, die ONLYOFFICE Workspace Enterprise benutzt, um eine effektive Zusammenarbeit zu organisieren. Nils Braune, Organisation und Technik, berichtet über die Erfahrungen seines Teams.

Über die Moderatorenschule

Die Moderatorenschule Baden-Württemberg gehört zu den renommiertesten Weiterbildungsinstituten in Deutschland, wenn es ums Reden, Präsentieren, Moderieren und Auftreten in den Medien geht. Fach- und Führungskräfte aus Unternehmen sowie Freiberufler professionalisieren dort ihre Auftritte vor Publikum und vor der (Web)Kamera.

Das Unternehmen wurde 2010 von Nicole Krieger, selbst langjährige TV-Moderatorin und eine der erfolgreichsten Veranstaltungsmoderatorinnen Deutschlands, gegründet. Heute geben gut ein Dutzend Top-Experten aus Wirtschaft, Medien und Bühne ihr Wissen praxisnah in Präsenz-Workshops, Online-Seminaren oder in Blended-Learning-Trainings weiter.

Die Seminarteilnehmer lernen, souverän und entspannt zu moderieren, mit ihrer eigenen Stimme und Persönlichkeit zu überzeugen, besser zu kommunizieren und Präsenz für ihren beruflichen Auftritt zu entwickeln. Dazu hat Nicole Krieger eine einzigartige Moderationsmethode entwickelt. Die Gastgeber-Methode® ermöglicht Anfängern und Profis, Konferenzen, Tagungen, Veranstaltungen, Diskussionen kompetent und erfolgreich zu moderieren und ist 2017 als Buch im Beltz Verlag erschienen.

Auf der Suche nach einer geeigneten Lösung

Nils Braune erzählt, dass die letzten zehn Jahre für die Moderatorenschule weitestgehend von Wachstum geprägt waren. Fünf Jahre nach Gründung des Unternehmens war es einfach nicht mehr möglich, ohne ein vernetztes System dem anwachsenden Kundenstamm, dem Jahr für Jahr erweiterten Seminarangebot und dem Team aus Trainern und externen Dienstleistern gerecht zu werden.

Darüber hinaus haben sie auch neue Positionen im Bereich von Vertrieb und Marketing sowie dem Office-Management geschaffen, was eine einheitliche Daten-Basis, auf die verschiedene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter parallel zugreifen können, zur Notwendigkeit gemacht hat.

Also hat die Moderatorenschule nach einem quelloffenen System gesucht, mit dem man alle Geschäftskontakte – Seminarteilnehmer, Interessenten und Kooperationspartner – effektiv betreuen kann. Sie wollten die Wahlmöglichkeit zwischen einem Cloudserver und einem selbst gehosteten System behalten.

Für Unternehmen war es auch wichtig, dass ein CRM-System möglichst viele Abläufe in der Seminarverwaltung einschließen sollte – von der Kundenkommunikation über die Arbeitsorganisation bis zur Rechnungsstellung.

Letztendlich hat sich die Moderatorenschule für den selbst gehosteten ONLYOFFICE Workspace entschieden und benutzt die Lösung seit 2020.

Ein vernetztes Office- und Dokumenten-Management-System, wie ONLYOFFICE, empfehlen wir allen Firmen und Organisationen, die über den Status als Kleinstunternehmung hinaus gewachsen sind und effektiv im Team arbeiten möchten – lieber früher als später.

Am meisten benötigte Funktionen: E-Mail und CRM

Nils Braune sagt, dass sie höchsten Wert auf Zufriedenheit und klare Kommunikation mit den Kunden legen. Daher erfolgt praktisch die gesamte schriftliche Kundenkommunikation über die Mail-Funktion von ONLYOFFICE.

Dank des zentralisierten CRM-Systems sind die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Moderatorenschule in der Lage, sich selbstständig Informationen zu beschaffen, ohne Nachfrage bei Kollegen oder der Leiterin des Unternehmens. Gleichzeitig können sie ihre Arbeitsergebnisse allen Mitarbeitern im Unternehmen unabhängig von Ort und Zeit zugänglich machen.

Die Möglichkeit, die relevante Konversationshistorie mit Partnern und Kunden direkt im CRM-Kontakt einzusehen, zu überblicken und mit Gesprächs- oder Telefon-Notizen anzureichern, erlaubt es dem Team der Moderatorenschule, schnell einen umfassenden Überblick über die Person und ihre Bedürfnisse zu gewinnen. So lassen sich mögliche Konflikte schon im Vorfeld vermeiden. Dies ermöglicht auch, die Seminarteilnehmer optimal und individuell zu betreuen.

Gern würden wir in Zukunft noch mehr Abläufe vereinfachen oder ganz automatisieren und hoffen, dass uns ONLYOFFICE darin mit neuen Entwicklungen und Funktionen unterstützen wird.