Content-Erstellung in einem Team verbessern
Die digitale Ära mit allen Vorteilen der Cloud-Technologie ermöglicht und fordert die Zusammenarbeit. Eines der gängigsten Produkte der Zusammenarbeit ist Content. Heute werden wir untersuchen, wie man es mit weniger Stress und besseren Ergebnissen machen kann.
Content-Erstellung — was ist das überhaupt?
Jedes Unternehmen, jede Niederlassung, Abteilung und sogar ein kleines Team von 2-3 Mitarbeiter*innen arbeiten gemeinsam an unterschiedlichen Aufgaben, um die gemeinsamen Ziele zu erreichen. Die Produktion von Waren und Dienstleistungen kann u.a. die Erstellung vom Content erfordern. Auch kann das Produkt eines Unternehmens der Content selbst werden.
Content-Kooperation basiert auf dem technischen Ökosystem des Unternehmens für produktive Zusammenarbeit und Content-Erstellung. Es umfasst Online-Dateispeicherung und -Dateifreigabe, gemeinsame Dokumentenbearbeitung, Kommunikation und Projektmanagement.
Gut organisierte Prozesse von der Content-Erstellung mit dem Einsatz von Technologien, mit der optimierten Kommunikation und den geschulten Mitarbeiter*innen können den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens deutlich steigern:
- Weniger Zeit für die Suche und den Austausch von Informationen, schnellere Herstellung von Waren;
- Erstellung vom Content, der mit transparenter Kommunikation verbessert wird;
- Die Informationssicherheit wird durch verteilte Rollen und Zugriffsrechte innerhalb von Benutzerverwaltungssystemen verbessert.
- Das bessere Lernen und das höhere Engagement der Mitarbeiter*innen für den wachsenden Teamgeist und ein gesundes Arbeitsumfeld.
Lösungen für Content-Erstellung
Zwischen zahlreichen Anwendungen für die Zusammenarbeit an Inhalten gibt es einige allgemeine Gruppen von Lösungen, die für jedes Unternehmen nützlich sind.
Gemeinsame Bearbeitung
Content erstellen mit einem Tool für Textdokumente, Tabellenkalkulationen und Präsentationen ist grundsätzlich. Mit Office-Suites können Sie Dokumente gemeinsam erstellen, Kommentare und Erwähnungen hinterlassen, Änderungen nachverfolgen, den Versionsverlauf durchsuchen und manchmal direkt über die Benutzeroberfläche chatten.
Das Online-Office kann innerhalb eines größeren Pakets von Produktivitätslösungen angeboten (ONLYOFFICE Workspace, Microsoft 365, Google Workspace, Zoho) oder in eine kollaborative Umgebung integriert werden, die auf einer Dateifreigabeplattform basiert (ONLYOFFICE Docs, Collabora).
Speicherung und Freigabe
Content-Management-Systeme für Unternehmen sind in allen Formen und Größen erhältlich, haben aber ein gemeinsames Konzept. Hier können Sie den Content online speichern, verwalten und mit Ihrem Team teilen, sodass alle Mitglieder Zugriff darauf haben.
Lösungen für die Dateispeicherung und -Freigabe können entweder ohne Installation in einer Cloud verwendet oder vor Ort innerhalb Ihres physischen Perimeters installiert werden, sodass Sie die volle Kontrolle und Verantwortung für den Datenschutz haben. Einige Beispiele cloudbasierter Online-Speicher sind Google Drive oder Microsoft OneDrive und Dropbox. Die Plattformen wie Nextcloud, SharePoint und Confluence können vor Ort installiert werden.
In vielen Fällen verfügen solche Lösungen über andere integrierte Komponenten, nämlich für die Dokumentenbearbeitung, Planung und vieles mehr. Sie können auch selbst einen Teil einer komplexeren Lösung für Content-Erstellung darstellen. Diese können auch zum Beispiel für Lernplattformen mit Klassenräumen und Funktionen zum Organisieren von Lektionen vorkonfiguriert werden (Moodle, Mindflash, Chamilo).
Projektmanagement und Planung
Ohne koordinierte Aufgabenverwaltung kann keine gemeinsame Content-Erstellung organisiert werden. Die Planung und Verfolgung von Aufgaben ist einfach mit Lösungen für Projektmanagement, wobei Sie Teams für die Arbeit an jedem Projekt oder Prozess erstellen, Manager auswählen, Aufgaben und Teilaufgaben zuweisen, sie zu Meilensteinen vereinen und mithilfe von Gantt-Diagrammen und Berichten die Leistung des Teams nachverfolgen.
Zu den bekanntesten Tools für das Projektmanagement gehören Lösungen wie Asana, Monday.com, Wrike und Basecamp. Sie sind die cloudbasierten Tools zur Aufgabenplanung, die Ihre Arbeit am Content im Team transparenter und einfacher machen.
Viele umfassende Lösungen für die Zusammenarbeit verfügen über integrierte Tools für Projektmanagement. Manche davon sind nicht so erweitert, wie bei den spezialisierten Lösungen, aber vereinfachen auch die Zusammenarbeit mithilfe von wichtigen Möglichkeiten für Aufgabenverwaltung. Komponenten für Projektmanagement werden in ONLYOFFICE Workspace, Microsoft 365, Zoho Office und anderen kollaborativen Office-Paketen angeboten.
Content erstellen lassen: Welche Tools sind am besten für mein Team?
Sie benutzen vielleicht schon einige Tools für Content-Erstellung oder nach der neuen Lösung suchen. In beiden Fällen ist es wichtig, tägliche Aktivitäten Ihres Teams zu berücksichtigen, um eine richtige Auswahl zu treffen. Der Weg zur Verbesserung der Zusammenarbeit bei Dokumenten liegt darin, einige typische Fehler bei der Auswahl und Verwendung der Software in der Praxis zu überwinden.
Lernkurve reduzieren, aber nicht vollständig vermeiden. Ein Hindernis für die Optimierung ist die Angst, dass die Einführung neuer Tools und Funktionen Zeit mit dem Erlernen der Verwendung dieser Tools verbringen muss. Dies ist oft unvermeidlich, später können Sie aber mit diesen Tools immer mehr Zeit sparen als Sie heute bei Schulungen verbringen.
In den meisten Fällen gibt es viele nützliche Quellen. Ihr Team muss den Zugang zu Webinaren und Dokumentation haben. Außerdem organisieren Sie eine Demo für Teammitglieder, um zu zeigen, wie die Software funktioniert. Heute stehen komplexe Technologien hinter intuitiven Benutzeroberflächen. Implementierung von innovativen Lösungen wird immer einfacher als zuvor.
Auf das Team aufmerken. Im Gegensatz zu Kugelschreibern und Kaffeebechern haben Mitarbeiter*innen bei der Software des Unternehmens manchmal keine Wahl. Lassen Sie verschiedene Abteilungen eine neue Lösung testen und Feedback geben, bevor Sie die Software erwerben. Was Sie für unnötige Ausgaben halten, kann die Produktivität mancher Teammitglieder wesentlich steigern.
Immer nach neuen Tools suchen. Denken Sie daran, was Sie sonst noch brauchen, denn es gibt Tools für so viele Zwecke: Kollaborative Whiteboards und To-Do-Listen, Haftnotizen und vieles mehr. Möchten Sie E-Mails mit Ihrem Gruppen-Chat verbinden? Slack ist eine gute Idee. Möchten Sie über ein Dokument in Telegram sprechen, während Sie es bearbeiten? ONLYOFFICE Docs bietet ein Plugin dafür. Möchten Sie Passwörter und Daten von Kreditkarten an einem Ort speichern? Dropbox Passwords hat solche Funktionalität. Software kann so viel für Ihr Team machen!
Software vielfältiger machen. Manche bevorzugen E-Mails immer noch gegenüber Messengerdiensten oder Telefonanrufe gegenüber Videokonferenzen. Wenn die individuellen Gewohnheiten Sicherheit nicht verletzen oder Produktivität auf einer höheren Ebene nicht reduzieren, lassen Sie diese bleiben. Das kann für ein gesundes Arbeitsumfeld auch wichtig sein.
Effektive Content-Kooperation: 5 nützliche Tipps
Jetzt verstehen Sie, wie Sie die Zusammenarbeit organisieren können, und welche Lösungen Produktivität in Ihrem Team steigern. Nun lernen wir am Beispiel von ONLYOFFICE Docs einige Tipps zur besseren Zusammenarbeit kennen.
1. Dokumente sicher freigeben. Neben Vollzugriff gibt es mehrere sonstige Zugriffsrechte. Wenn der Content im Dokument nicht verändert werden muss, können Sie die Datei zum Kommentieren freigeben, nur Überprüfung erlauben oder ein Formular mit ausfüllbaren Feldern mit Einschränkungen für die Bearbeitung von Hauptinhalten senden. In Tabellenkalkulationen können Sie vertrauliche Informationen mit Filtern ausblenden und die Dateien mit benutzerdefinierten Filtern freigeben, sodass Ihre Mitarbeiter*innen die versteckten Daten nicht sehen oder Filter auf die ursprüngliche Tabelle nicht anwenden können. Um Ihre Dateien zusätzlich zu schützen, verwenden Sie Wasserzeichen und Passwortschutz.
2. Verschiedene Co-Editing-Modi verwenden. In ONLYOFFICE gibt es zwei Co-Editing-Modi: Schnell und Formal. Der Schnellmodus ermöglicht Zusammenarbeit in Echtzeit und ist standardmäßig aktiviert. Im Modus Formal werden die Änderungen von anderen Nutzern verborgen, bis Sie auf das Symbol Speichern Speichern klicken.
3. Nützliche Kommentare hinterlassen. Wählen Sie den Text aus, zu dem Sie einen Kommentar hinterlassen möchten, stellen Sie Ihre Frage oder Ihren Vorschlag und erwähnen Sie Benutzer*innen, wenn notwendig. Sie können Kommentare danach lösen oder entfernen.
4. Änderungen höflich vorschlagen. Wenn Sie den Text nicht korrigieren können, schlagen Sie Verbesserungen vor, indem Sie Kommentare hinterlassen oder den Modus aktivieren, wo Sie Änderungen nachverfolgen können. In diesem Modus kann man nicht nur Elemente zum Text hinzufügen, formatieren oder löschen, sondern auch sehen, wie das Dokument mit Änderungen aussehen wird. Bei der Überprüfung können Ihre Vorschläge akzeptiert oder abgelehnt werden.
5. Versionsverlauf verwenden. Möchten Sie Änderungen in einem Dokument abbrechen? Stellen Sie eine vorherige Version des Dokuments wieder her! Im Dokumentenmanagementsystem von ONLYOFFICE Workspace können Sie zu Versionen Hinweise hinzufügen, um zu verstehen, welche Aktualisierungen jede Version enthält.
Wenn Sie eine neue Version Ihres Textes als eine neue Datei erhalten, verwenden Sie den Dokumentenvergleich, um die Unterschiede dazwischen zu sehen und die endgültige Version des Dokuments zu erstellen.
Verbessern Sie die Zusammenarbeit mit ONLYOFFICE
ONLYOFFICE Workspace ist ein kollaboratives Office, das Dokumenteneditoren und eine umfassende Plattform für die Zusammenarbeit mit DMS, Tools für Projektmanagement und Kommunikation, E-Mail, Kalender und CRM kombiniert. Es ist eine sichere Möglichkeit, Teamarbeit online zu organisieren und die Zusammenarbeit eines Remote-Teams zu fördern, auch in der Cloud oder auf einem eigenen Server.
Wenn Sie bereits eine Plattform für Content Management benutzen, integrieren Sie ONLYOFFICE Docs für Bearbeitung von Dokumenten innerhalb Ihres Systems.
