ONLYOFFICE vítá nový zákon o ochraně údajů, který vstoupil v platnost dne 25. května. Uchovávání údajů našich uživatelů bezpečně a spolehlivě bylo vždy jednou z našich nejvyšších priorit a naše zásady zabezpečení dat jsme plně přizpůsobili standardům GDPR. Zjistěte, jaké opatření společnost ONLYOFFICE přijala ke plnění svých požadavků.
Evropský parlament přijal v dubnu 2016 obecné nařízení o ochraně údajů (GDPR), jehož cílem je chránit jednotlivce před porušováním soukromí a nechráněnými údaji. Upřesňuje zákonný způsob zpracování osobních údajů pro společnosti, které pracují s občany EU.
Hlavní zásady:
- Společnosti praktikují minimalizmus dat a shromažďují pouze data nezbytná pro plnění svých povinností.
- Údaje se používají pouze právně a transparentně, přičemž subjekty údajů jsou informovány o tom, jaké osobní údaje jsou zpracovávány, jak a pro jaké účely.
- Jednotlivci mají právo na přístup k vlastním osobním údajům, vyžádají-li si kopii a jejich údaje jsou aktualizovány, smazány, omezeny nebo přesunuty do jiné organizace.
- Společnosti provádějí technická a organizační opatření k zajištění úrovně bezpečnosti odpovídající rizikům. Přečtěte si celý text právního aktu zde.
Zákon popisuje dva typy společností, dle toho, jak pracují s osobními údaji:
- Správce údajů: určuje účel, pro který jsou zpracovávány osobní údaje a jak se dělají.
- Zpracovatel údajů: který nakládá s osobními údaji jménem správce (například ukládá nebo analyzuje data).
My jednáme jak zpracovatel údajů, tak jako správce údajů. Například, když vkládáte informace o vašich klientech do našeho systému CRM, jednáte Vy jako správce dat a my jsme pro vás zpracovatel údajů. Ale my se také stáváme správcem dat, když Vám poskytujeme služby a využíváme Vaše osobní údaje. Takže je důležité, abychom zajistili shodu a usnadnili Vám, abyste se řídili jako správce údajů.
Zavazujeme se dodržovat novou legislativu. Zde je seznam opatření, která jsme přijali k dosažení tohoto cíle:
Právní dohody se aktualizují
Zkontrolovali jsme naše právní dohody – smluvní podmínky, prohlášení o ochraně osobních údajů a všechny licenční smlouvy – a provedly všechny změny nezbytné pro dodržení právních předpisů. Zlepšení se týkají souhlasu uživatelů se zpracováním jejich osobních údajů. Použití osobních údajů pro marketingové účely je také zjednodušené – nyní shromažďujeme jednoznačný souhlas, jen abychom dostali naše marketingové komunikace.
Všechny dohody naleznete v části Právní upozornění.
Jmenování úředníka pro ochranu údajů (DPO- Data Protector Officer)
Naším odborníkem na ochranu osobních údajů a práv je Timur Shugaev. Timur je manažer v Lotyšsku, začal působit jako DPO zodpovědný za dodržování ochrany údajů v naší společnosti a komunikaci s dozorovými orgány GDPR. Můžete se s ním spojit pomocí tohoto e-mailu.
Úprava správy dat
Mapovali jsme a analyzovali všechny naše systémy spojené s ukládáním a zpracováváním osobních údajů. Přestože jsme již měli zavedena pokročilá bezpečnostní opatření, bylo pro nás důležité zavést postupy tak, aby naši uživatelé mohli využívat svá práva zaručená GDPR, včetně:
- Právo na přístup k datům. Můžete požádat o přístup k osobním údajům uloženým společností ONLYOFFICE, jakož i informace o tom, jak jsou zpracovávány, a poskytneme je v elektronickém formátu.
- Právo být informováni. Oznámíme vám data, která zpracováváme, a pokud existují subprocesory.
- Právo na vymazání. Všechny údaje odstraníme, pokud nechcete, aby byly zpracovány. Pokud například v cloudu používáte funkci ONLYOFFICE, přejděte do nastavení Správa dat a stisknutím tlačítka Odstranit trvale odstraníte portál. Chcete-li smazat službu ONLYOFFICE Personal, přejděte ke svému profilu.
- Právo na námitku. Zpracování vašich dat můžete kdykoli zastavit.
- Právo být upozorněn(a) na jakoukoli ztrátu dat, která ohrožuje osobní údaje jednotlivce. Zorganizovali jsme procesy, aby v případě nepravděpodobného případu porušení údajů zajistili řádná oznámení do 72 hodin pro naše zákazníky a orgány GDPR.
Chcete-li odeslat požadavek na přístup, opravu nebo odstranění, použijte náš systém podpory nebo nás kontaktujte na adrese support@onlyoffice.com. Všimněte si, že budete muset předat jednoduchý postup identifikace.
Bezpečnostní politika ONLYOFFICE
Podle GDPR musí každá společnost vybudovat silný bezpečnostní program, který v ONLYOFFICU máme již zakomponovaný. Můžete mít jistotu v ONLYOFFICU z mnoha důvodů:
Spolehlivý hosting pro cloudové řešení
Společnost Amazon již potvrdila, že všechny své služby jsou připraveny na GDPR a mohou být implementovány jako klíčové součásti plánů dodržování jiných společností. Mezi nástroji, které nabízí společnost Amazon, jsme si vybrali ty, které zajistí naše dodržování GDPR:
- Šifrování osobních údajů. Soubory jsou ukládány pomocí 256bitového šifrování AES a přístup portálu je povolen prostřednictvím protokolu HTTP s protokolem SSL (Secure Sockets Layer).
- Pravidelné zálohování k obnovení přístupu k osobním údajům v případě fyzického nebo technického incidentu. Všimněte si také, že můžete také provádět ruční zálohování na úložišti jiných výrobců a na místní jednotce.
- Pravidelné testování a vyhodnocování účinnosti technických a organizačních opatření k zajištění ochrany soukromí a bezpečnosti.
Filtrování ověřování a monitorování
ONLYOFFICE nabízí řadu funkcí, které chrání vaše webové kanceláře v cloudu nebo v on-premises:
- Dvoufaktorová autentizace;
- Jednoduché přihlášení přes Shibboleth, OneLogin nebo AD FS;
- Omezení IP adres a poštovních domén;
- Historie přihlášení;
- Audit trails.
Správa přístupu a prevence úniku dat
Ujistěte se, že nikdo nemá přístup k vašim osobním údajům / vašim zákazníkům díky:
- Místní ukládání dat. ONLYOFFICE lze spustit v soukromé síti. Další tipy, jak udržet místní kancelář bezpečnou naleznete zde.
- Ochrana JWT před neoprávněným přístupem. Tato technologie zajišťuje provoz portálu a zajišťuje, aby uživatelé neměli přístup k více datům, než jim je povoleno, což je kritické v případě externího pozvání uživatele.
- HTTPS pro soukromý server. Služba ONLYOFFICE umožňuje šifrováním přesunout vlastní portál na svém serveru do protokolu HTTPS, ať již máte certifikát SSL nebo ne.
- Správa přístupových práv. Seskupte své uživatele a zajistěte přístupová práva pro každého uživatele nebo skupinu s cílem chránit osobní údaje před nežádoucími akcemi zasvěcených osob a zasažených osob.
Další informace o bezpečnostním programu ONLYOFFICU naleznete zde.
Na závěr bychom chtěli zdůraznit, že plně podporujeme zákon. Údaje našich uživatelů jsme vždy respektovali a vždy budeme.
Pokud máte jakékoli obavy týkající se GDPR a ONLYOFFICE, neváhejte nás kontaktovat na adrese support.onlyoffice.com.