Cos’è un ambiente di lavoro collaborativo nel 2025

Anche quando le aziende sperimentano la combinazione di modelli di lavoro remoti, ibridi e in ufficio, la collaborazione rimane la base per la produttività del team. Scopri i vantaggi di spazi di lavoro collaborativi, confronta pro e contro degli ambiti di lavoro fisici e online e scegli tra le soluzioni software più consigliate.

Definizione dell’ambiente di lavoro collaborativo

Per spazio di lavoro collaborativo, intendiamo un ambiente in cui le persone seguono le attività personali per raggiungere un obiettivo comune.

Pensala come una partita di calcio. Ogni giocatore in una squadra ha una portata limitata di responsabilità: difendere, affrontare, segnare. Combinati e fatti correttamente, questi sforzi aiutano le squadre a diventare vincenti. Allo stesso modo, la mancanza di comprensione tra i giocatori porta a tentativi vani e persino a fallimenti.

Può esserci uno spazio di lavoro fisico e virtuale.

• Spazio di lavoro fisico è un ufficio nel significato tradizionale. Si tratta infatti di stanze o dell’intero edificio occupato da un’azienda. La collaborazione può essere ottenuta tramite lavagne per la pianificazione di eventi, comunicazione faccia a faccia, uffici progettati per un’interazione senza barriere tra i dipendenti.
• Spazio di lavoro virtuale ha notevolmente guadagnato popolarità durante la crisi del COVID-19. Si intende il software per sostituire il lavoro in ufficio creando la sua “versione digitale”. Gli strumenti di collaborazione online aiutano a comunicare, scambiare file, gestire i team senza uscire di casa.

Ambiente di lavoro fisico e online: pro e contro

Mentre il lavoro a distanza è conveniente per alcuni dipendenti, altri devono pensare a hardware e apparecchiature enormi che non riescono a localizzare a casa. Questo è uno degli svantaggi comuni degli spazi di lavoro online che impedisce ad alcuni team di passare completamente da remoto.

Tuttavia, se applicato correttamente, uno spazio di lavoro virtuale aumenta la produttività riducendo il tempo necessario per completare le attività quotidiane, eliminando routine, scartoffie ed errori umani. Alcune aziende remote-friendly famose sono Amazon, Upwork, Shopify.

Paradossalmente, molte persone vanno al loro posto di lavoro fisico e trascorrono la maggior parte del tempo lavorando in uno spazio di lavoro online. Anche raramente parlando tra di loro senza messenger. Alcuni team, infatti, vengono a fare il lavoro che potrebbero gestire da casa, senza perdere tempo negli ingorghi di mattina.

Funzionalità di ambiente di lavoro collaborativo online

I requisiti per funzionalità specifiche nel software dell’ambiente di lavoro di collaborazione sono diversi in ogni settore. Tuttavia, ci sono tre requisiti assoluti per qualsiasi team: gestione dei file, comunicazione e gestione dei progetti.

Ogni categoria include una serie di attività in cui potrebbero funzionare app autonome. Avviso spoiler: non è necessario acquistare ciascuna app separatamente — sono disponibili soluzioni e pacchetti all-in-one.

1. Gestione dei file

Quando si utilizza questo termine generico, in genere si intende la modifica di documenti, la collaborazione su file, l’archiviazione e lo scambio di risorse su uno spazio di lavoro online condiviso.

Modifica dei documenti

Il flusso di lavoro documentale è presente in ogni azienda in misura diversa. Alcuni team si limitano a inviare fatture e contratti, mentre per copywriter e giornalisti un file di testo è il prodotto stesso.
Molte soluzioni dedicate permettono di modificare documenti di testo, fogli di calcolo e presentazioni.

ONLYOFFICE Docs. Gli editor online di ONLYOFFICE facilitano il lavoro con qualsiasi documento d’ufficio. Si tratta di una soluzione professionale potente, scelta da oltre 15 milioni di utenti in tutto il mondo.

ONLYOFFICE Docs consente la creazione fluida dei documenti e la modifica collaborativa in tempo reale. Supporta oltre 50 formati di file, inclusi Word, Excel, PowerPoint, ma anche PDF e documenti creati su Apple iMac e MacBook. Gli editor si integrano con modelli di intelligenza artificiale come ChatGPT, DeepSeek e Google Gemini per aumentare la produttività tramite generazione intelligente di contenuti, traduzione e analisi — rendendolo uno strumento all’avanguardia per i team moderni.

Oltre al deployment in cloud, ONLYOFFICE Docs può essere installato all’interno della rete aziendale locale. ONLYOFFICE Docs è facilmente integrabile con qualsiasi sistema di gestione dei contenuti o ambiente personalizzato grazie all’API aperta e al supporto per l’integrazione WOPI. Questo consente l’incorporamento e l’interazione fluida in piattaforme diverse, permettendo alle aziende di adattare i flussi di lavoro documentali e la modifica collaborativa alle proprie esigenze specifiche.

Alcune integrazioni popolari sono Odoo, Jira, Confluence, SharePoint: consulta l’elenco completo delle integrazioni.

Google Docs. La suite per ufficio di Google è ampiamente utilizzata su Internet e preferita dai team remoti di grandi dimensioni.

Il deployment on-premise non è disponibile al momento.

Microsoft 365. Famosi Word, Excel e PowerPoint come parte della suite aziendale.

Ideale se abbinato ad altri servizi Microsoft.

Collaborazione

Tutti i file devono essere archiviati in modo sicuro da qualche parte e trasferiti, se necessario. Le opzioni possibili sono il proprio archivio o un fornitore di servizi cloud, come Dropbox, Box, Google Drive, ownCloud, Nextcloud ecc.

Questi servizi di solito consentono una serie di diritti di accesso a un file ogni volta che lo si condivide. Ad esempio, è possibile condividere un documento sensibile senza che i destinatari possano modificarlo.

Archiviazione e condivisione

Tutti i file devono essere archiviati in modo sicuro da qualche parte e trasferiti se serve. Le opzioni sono o il tuo archivio o il fornitore di servizi di archiviazione nel cloud, ad esempio:

• Dropbox
• Box
• Google Drive
• ownCloud
• Nextcloud

Tali servizi in genere abilitano una serie di diritti di accesso a un file ogni volta che lo condividi. Ad esempio, puoi condividere un documento sensibile e i destinatari non potranno modificarlo.

2. Comunicazione

In ogni team, i dipendenti si scambiano messaggi, effettuano chiamate, inviano email. Ogni moderno spazio di lavoro collaborativo estende costantemente le capacità di comunicazione.

Chat

Le soluzioni per ufficio online all-in-one forniscono chat aziendali native o persino social network interni. In alternativa, puoi utilizzare servizi di messaggistica istantanea sicuri come Telegram:

Un’altra opzione per la chat veloce è Signal:

Threema è un messenger open source a pagamento con crittografia end-to-end:

Nella maggior parte dei casi, i messenger funzionano su desktop, dispositivi mobili e nel browser. Possono anche essere integrati con il tuo spazio di lavoro virtuale collaborativo. Guarda il video della integrazione di Telegram in ONLYOFFICE Docs.

Videoconferenze

La chat può essere insufficiente e richiedere molto tempo per discussioni di gruppo di lunga durata. Il software per riunioni video migliora la produttività e può persino ridurre i costi di viaggio.

Zoom è attualmente la soluzione di videoconferenza più popolare al mondo.

Jitsi fornisce una solida alternativa con funzionalità simili per i sostenitori dell’open source.

Microsoft Teams è un esempio di videochiamate software native all’interno della suite collaborativa Microsoft.

Nella maggior parte dei casi, le app di videoconferenza possono essere integrate nell’ambito di lavoro del team online. Ad esempio, Jitsi funziona direttamente da ONLYOFFICE Docs.

Email

Le e-mail rimangono una pietra miliare della comunicazione aziendale perché forniscono un canale formale, documentato e universalmente accettato per la corrispondenza professionale. Il loro formato strutturato supporta una messaggistica dettagliata, allegati di file e tracce di controllo chiare, essenziali per contratti, approvazioni e conformità. A differenza degli strumenti in tempo reale, le e-mail offrono anche una flessibilità asincrona, che le rende affidabili anche in presenza di fusi orari e orari di lavoro diversi.

3. Gestione dei progetti

Quando si tratta di gestire un progetto complesso che coinvolge più team, è necessaria una chiara comprensione delle tappe fondamentali, dell’avanzamento di ogni attività, del budget e della pianificazione.

Gestione delle attività e del carico di lavoro

Una corretta gestione delle attività aumenta la produttività e previene il burnout. I tipici software di project management aiutano i team a pianificare, monitorare e collaborare sui compiti tramite dashboard centralizzate. Suddividono i progetti in attività più piccole con scadenze, assegnano responsabilità e tengono traccia dei progressi tramite diagrammi di Gantt, bacheche Kanban o linee temporali. Funzionalità come la condivisione di file, aggiornamenti in tempo reale e reportistica garantiscono trasparenza e allineamento tra le parti coinvolte.

Pianificazione

I calendari digitali sincronizzano gli orari tra i team, mostrando riunioni, scadenze e attività in una timeline condivisa. Consentono inviti, promemoria e blocchi di tempo per ottimizzare la produttività, mentre le integrazioni con email e strumenti di PM automatizzano gli aggiornamenti. Tra i vantaggi principali: rilevamento del fuso orario, prenotazione delle risorse e accesso da dispositivi mobili — elementi essenziali per coordinare il lavoro ibrido/remoto.

Strumenti di reportistica

Strumenti di reportistica, come Power BI o Tableau, raccolgono e analizzano automaticamente i dati da più fonti, presentandoli poi sotto forma di dashboard visive, grafici o tabelle per un’analisi immediata. Aiutano i team a monitorare KPI, individuare tendenze e prendere decisioni senza dover elaborare i dati manualmente. Funzionalità come aggiornamenti in tempo reale, filtri e report condivisibili mantengono tutti allineati.

Top 6 strumenti di collaborazione per il workspace

Questi software completi offrono tutte le funzionalità necessarie per creare, mantenere e gestire i processi di lavoro.

1. ONLYOFFICE DocSpace

ONLYOFFICE DocSpace trasforma la collaborazione di squadra offrendo la modifica dei documenti in tempo reale e uno spazio di lavoro sicuro. È particolarmente utile quando più soggetti — come membri del team, clienti o partner esterni — devono collaborare simultaneamente su documenti, fogli di calcolo e presentazioni, mantenendo la cronologia delle versioni e i log delle attività.

La piattaforma struttura il lavoro in “stanze” personalizzabili con livelli di accesso regolabili, consentendo agli amministratori di assegnare permessi specifici — come visualizzazione, commento o modifica — a ciascun utente. Questo la rende adatta a settori con requisiti di conformità rigorosi o processi complessi di revisione documentale. Gli editor integrati offrono formattazione avanzata, commenti collaborativi e integrazione fluida con l’archiviazione cloud, semplificando i flussi di lavoro senza dover cambiare applicazione. Invece di concentrarsi sulla gestione delle attività, DocSpace punta a un lavoro di squadra senza interruzioni — aiutando i team a creare, perfezionare e finalizzare i contenuti in modo efficiente. Il suo grande vantaggio è sostituire la condivisione disorganizzata di file e gli allegati email con una collaborazione strutturata e in tempo reale.

ACCOUNT GRATUITO

Funzionalità principali

• Editor di documenti
• Assistenti AI (ChatGPT, DeepSeek, Google Gemini, Groq, Mistral, ecc.)
• Collaborazione in tempo reale
• Archiviazione dei file
• Gestione dei diritti di accesso
• Videoconferenze

Prezzi

La struttura dei prezzi include un piano gratuito per individui e piccoli team, con piani enterprise a partire da 20 $ per amministratore al mese.

2. Lark Suite

Lark Suite rivoluziona la produttività sul posto di lavoro combinando messaggistica, collaborazione e gestione dei flussi di lavoro in un’unica piattaforma fluida. A differenza degli strumenti tradizionali che operano in modo separato, Lark integra chat, videoconferenze, modifica dei documenti e project management — permettendo ai team di comunicare e collaborare in modo efficiente senza cambiare app.

La piattaforma eccelle nella collaborazione in tempo reale, permettendo a più utenti di co-modificare documenti, fogli di calcolo e presentazioni contemporaneamente con un solido controllo delle versioni. L’infrastruttura cloud garantisce accesso sicuro da qualsiasi luogo, rendendola ideale per team ibridi e remoti.
Lo spazio di lavoro flessibile di Lark organizza i progetti in gruppi personalizzabili con permessi granulari, assicurando che i dati sensibili rimangano protetti mentre si semplifica il coordinamento tra team. Funzionalità avanzate come i riepiloghi automatici delle riunioni, le traduzioni potenziate dall’intelligenza artificiale e i calendari integrati aumentano la produttività nei team globali.

Funzionalità principali

• Editor di documenti
• Collaborazione in tempo reale
• Chat e riunioni
• Automazione dei flussi di lavoro
• Gestione dei progetti
• Gestione email

Prezzi

Lark offre un piano gratuito per i piccoli team, con piani aziendali scalabili a tariffe competitive, che includono supporto premium e controlli di sicurezza avanzati.

3. Zoho One

Zoho fornisce una soluzione completa con oltre 40 applicazioni per qualsiasi reparto in team più grandi. Includono monitoraggio del progetto, CRM, automazione della posta elettronica, videoconferenza, social network interno, archiviazione e condivisione di file, modifica di documenti.

App aggiuntive aiutano a potenziare il social media marketing, la gestione delle risorse umane, la contabilità, ottimizzare i tassi di conversione su una pagina Web, raccogliere i feedback dei clienti nei sondaggi e altro ancora.

Zoho One è completamente basato su cloud e adatto a team senza la propria infrastruttura IT.

Caratteristiche principali

• Editor di documenti
• Gestione dei progetti
• Archiviazione di file
• Videoconferenze
• Gestione email
• Automazione marketing
• Calendario
• Analitica

4. Google Workspace

Precedentemente noto come G Suite, Google Workspace offre agli utenti aziendali la modifica di documenti di testo, fogli di lavoro e presentazioni, calendario, Gmail e archiviazione estesa di file nel cloud. Tuttavia, le funzionalità di gestione del progetto non sono incluse.

Gli strumenti di comunicazione sono chat e video meeting tramite Google Meet. 30 GB di spazio di archiviazione file sono forniti nel piano di base.

Google Workspace è interamente basato su cloud, l’installazione on-premise va oltre le priorità di Google.

Caratteristiche principali

• Editor di documenti
• Archiviazione di file
• Videoconferenze
• Gestione email
• Calendario

5. Microsoft 365

La suite per ufficio di Microsoft offre editor di documenti nativi, inclusi Word, Excel e PowerPoint, oltre a 1 TB di spazio di archiviazione. L’app di gestione della posta elettronica è il popolare Outlook.

However, not all plans include video conferencing and task scheduling via MS Teams. Project management is also unavailable but can be additionally purchased as a cloud-based solution from $10 per user/month. On-premise deployment of Microsoft Projects costs from $679.99.

Caratteristiche principali

• Editor di documenti
• Archiviazione di file
• Videoconferenze
• Gestione email
• Calendario

6. Bitrix24

Bitrix24 è potente nella collaborazione e offre chat, videochiamate, feed, spazio di lavoro aziendale e knowledge base.

Puoi gestire progetti, delegare e impostare attività, navigare tra attività e progetti utilizzando diverse visualizzazioni: Scadenza, Planner, Lavagna Kanban, Diagramma di Gantt o Calendario. Ogni account ha una memoria di file fino a 1 TB.

Tuttavia, la maggior parte delle fantastiche funzionalità di Bitrix24 sono disponibili solo nei piani costosi.

Caratteristiche principali

• CRM
• Gestione dei progetti
• Automazione dei processi aziendali
• Editing di documenti
• Archiviazione di file

Prezzi

Uno spazio di lavoro collaborativo online gratuito fornito. Tutte le funzionalità partono da $ 79 al mese: il numero di utenti è illimitato.

Valutazione

Capterra — 4.0 (497 recensioni)

Software Advice — 4.0 (497 recensioni)

Le ultime parole

Abbiamo imparato cos’è uno spazio di lavoro collaborativo, abbiamo esaminato i suoi componenti necessari e alcune soluzioni consigliate per organizzare il lavoro a distanza. Tutti hanno vantaggi e svantaggi, offrono diverse funzionalità collaborative. Un buon modo per scegliere il software giusto è fare un brainstorming e annotare le funzionalità, suddividendole in tre categorie:

• Funzionalità ad alta priorità. Sono necessari per completare i tuoi compiti principali.
• Caratteristiche promettenti. Sono belli da avere, ma la loro assenza non influirà sulle prestazioni della tua squadra.
• Funzionalità a bassa priorità. Una soluzione li offre, ma tali funzionalità sono irrilevanti per il tuo team.

Presta attenzione anche ai piani tariffari: costoso non è sempre meglio. Inoltre, non dimenticare di iniziare una prova gratuita e raccogliere feedback da un team prima di acquistare qualsiasi spazio di lavoro collaborativo.