Come creare moduli compilabili

21 Gennaio 2022 By Elena 0 376
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Oggi scopriamo cosa sono i Moduli ONLYOFFICE e come creare un modulo standard compilabile, prendendo come esempio un Contratto di Vendita.

How to create fillable forms

Cosa sono i moduli ONLYOFFICE e a cosa servono

I Moduli ONLYOFFICE sono progettati per semplificare il lavoro con i documenti elettronici. Puoi creare, modificare e coeditare documenti con campi compilabili online o localmente e inviarli ad altri per compilarli. Elimina costi di stampa, archiviazione e distribuzione di documenti, riduce tempi di elaborazione e aiuta a evitare immissione ripetitiva di dati e errori associati.

Ci sono alcuni esempi di moduli compilabili e come possiamo usarli:

  • Vendite: ordini di acquisto, accordi di vendita;
  • Risorse umane: schede attività, contratti di lavoro, modelli di proposte di lavoro, richieste di ferie;
  • Contabilità: richieste di spesa, rimborsi, note spese;
  • Documenti legali: contratti di prestito, accordi di riservatezza, testamenti;
  • Altro: report, moduli di ammissione, questionari.

Ora vediamo come creare un modulo di Contratto di Vendita utilizzando diversi tipi di campi compilabili.

1. Crea un modello di modulo

Innanzitutto, devi creare un modello di modulo in formato .docxf. Ci sono due modi possibili per farlo:

  • Da zero
  • Da un documento .docx esistente (supporto per altri formati di testo è in arrivo)

How to create fillable forms

Prendiamo un contratto di vendita in formato .docx precedentemente utilizzato senza campi. Fai un clic sul pulsante Creare —> Modello di modulo —> Da documento di testo. Cerca il documento necessario.

How to create fillable forms

Il tuo documento .docx verrà convertito nel formato .docxf. Ulteriori informazioni sulle specifiche del formato sono disponibili nei White papers.

2. Aggiungi campi di modulo

Una volta che il contenuto di un modulo è pronto, possiamo aggiungere campi da compilare. Sono disponibili nella scheda Moduli.

How to create fillable forms

*Tieni presente che la scheda modulo è disponibile solo quando crei un modello di modulo o ne apri uno pronto in formato docxf.

Righe di testo

Innanzitutto, aggiungiamo semplici righe di testo. Li useremo per una piccola quantità di informazioni, come i nomi, gli indirizzi e le date dell’acquirente e del venditore (il campo della data con un calendario verrà aggiunto a breve).

Vai alla scheda Modulo —> Campo di testo.

Per impostazione predefinita, puoi inserire un numero qualsiasi di caratteri in un’area di immissione di dimensioni standard. Per personalizzare i campi, apri le proprietà del campo nella barra laterale destra.

How to create fillable forms

Nel documento sono presenti due campi con il nome completo del venditore. Per semplificare la compilazione di questi campi ed evitare errori e refusi, possiamo associare questi campi utilizzando il parametro chiave.

Quindi creiamo la chiave del venditore e la scegliamo per i campi necessari. Ora quando gli utenti compilano un campo, i dati nell’altro appariranno automaticamente.

Per dare un suggerimento ai destinatari, aggiungiamo Inserire il nome completo del venditore come segnaposto e John Smith come suggerimento (lo vedrai quando ci passi sopra il cursore).

Seleziona Obbligatorio per rendere obbligatorio il riempimento del campo.

Blocca i parametri del campo per non modificarli accidentalmente mentre lavori sui moduli.

Allo stesso modo facciamo i campi di testo nel documento.

Fields with separate cells

I campi di testo possono essere divisi in celle separate per ciascun carattere. Li useremo per il numero di telefono per rendere i numeri più visibili.

Creiamo un campo di testo come nel passo precedente. Nella barra laterale destra controlliamo il campo Dimensione fissa e impostiamo il Limite di caratteri a 12. Poi scegliamo il comb di caratteri, definiamo la larghezza della cella e il colore del bordo. Quindi ogni numero sarà in una cella separata.

Nel segnaposto definiamo il formato per inserire il numero di telefono +12345678910.

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Scelta unica

Nelle clausole di accordo con la scelta di un’opzione da un elenco predefinito, è possibile utilizzare i pulsanti di opzione (Radio Buttons).

Per aggiungerli nella clausola Prezzo d’acquisto, posizioniamo il cursore nella riga di destra e scegliamo Pulsante di opzione. Tutti i pulsanti creati vengono automaticamente uniti nel gruppo 1. L’utente può selezionarne solo uno tra i pulsanti con la stessa chiave di gruppo. È anche possibile rinominare la chiave del gruppo e raggruppare i pulsanti sulla barra laterale destra.

Per questi pulsanti, definiamo la chiave di gruppo Prezzo di acquisto.

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Nella seguente clausola di pagamento aggiungiamo anche i pulsanti di opzione. Quindi nelle proprietà di uno dei pulsanti creiamo una nuova chiave di gruppo Opzioni di pagamento e la selezioniamo per gli altri.

In questo modo, ogni gruppo di pulsanti di opzione ha il proprio nome e i pulsanti non verranno mischiati con altri.

Scelta multipla

A differenza dei pulsanti di opzione, le Caselle di controllo consentono di selezionare diverse opzioni. Nel nostro contratto di vendita possono essere applicate diverse procedure di pagamento. Quindi, qui aggiungiamo caselle di controllo alle righe necessarie.

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Elenco a discesa

Per creare un determinato elenco di stati in cui le controversie possono essere risolte, possiamo utilizzare Combo Box o Dropdown. La differenza è che la casella combinata consente di inserire la tua opzione, mentre il menu a discesa offre di scegliere solo tra le opzioni suggerite.

Creiamo un Combo Box.

Per aggiungere gli stati da selezionare, inseriamo il nome di uno stato nel campo Opzioni valore sulla barra laterale destra e facciamo clic sul segno più. Usando le frecce giù e su, possiamo cambiare l’ordine degli stati nell’elenco.

How to create fillable forms

Ora tutti i campi sono stati aggiunti. Nella barra degli strumenti scegliamo un unico colore per tutti i campi per renderli visibili.

Per impostazione predefinita, il testo nei campi è in carattere Arial, dimensione 11. Ma se necessario, il testo può essere formattato a tuo piacimento.

3. Visualizza in anteprima il modulo creato

Per vedere il modulo risultante, vai alla scheda Modulo -> Visualizzare modulo. Questa opzione mostra il modulo in un modo come sarà disponibile per gli utenti con diritti di accesso per compilare modulo.
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4. Salva il modulo compilabile

Il nostro contratto di vendita è pronto per essere compilato.

Salva il modello di modulo come file PDF standard o in formato .oform per condividerlo e compilarlo online.

Per farlo in un clic, usa il pulsante Salvare come OFORM e condividilo con i diritti di accesso per compilazione di modulo.

How to create fillable forms

Gli utenti possono anche creare e compilare moduli in ONLYOFFICE Desktop Editors e compilare moduli on the go usando le app mobile per iOs e Android.

Trova il contratto di vendita pronto per l’uso e altri moduli compilabili nella Libreria di moduli ONLYOFFICE.

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