Come creare contenuti nel tuo team: guida completa

15 ottobre 2021By Elena

L’era digitale con tutti i suoi vantaggi delle tecnologie cloud permette e, in realtà, costringe a collaborare. Uno dei prodotti di collaborazione più comune è contenuto. Qui vogliamo scoprire come averlo fatto senza lo stress e ottenendo ottimi risultati.

How to boost content collaboration in your team: a big guide

Che cos’è creare contenuti digitali

Ogni azienda, filiale, dipartimento e anche un team piccolo di 2-3 persone è inevitabilmente coinvolto in processo di collaborazione di tutti tipi visto che ogni membro ha gli stessi obiettivi e scopi. Produzione di beni o servizi è impossibile senza creazione di contenuti, o invece lo scopo di produzione è il contenuto stesso.

Realizzare contenuti in collaborazione si basa su ecosistema tecnico che serve per organizzare lavoro di gruppo per produrre contenuto. Coinvolge archivio di file online, condivisione di file, creazione di documenti in squadra, comunicazione e gestione d’attività.

Processo di collaborazione su contenuti ben organizzato con tecnologi sufficienti, comunicazione ottimizzata e dipendenti specializzati possono notevolmente migliorare produttività generale e successo economico di business:

  • Diminuisce il tempo per cercare e scambiare informazioni, riducendo il tempo del ciclo di produzione;
  • Contenuto di ottima qualità viene distribuito tra i processi di comunicazione più trasparenti;
  • La sicurezza di informazioni è migliorata con certi permessi d’accesso e diritti assegnati all’interno del sistema di gestione degli utenti;
  • Formazione e coinvolgimento di lavoratori riceve una spinta, creando un ambiente più sano per far crescere team spirit e innovazione.

Soluzioni per creare contenuti in collaborazione

All’interno di un intero universo di app collaborative per lavorare sui contenuti, ci sono alcuni gruppi di strumenti universalmente applicabili.

Modifiche collaborative

Lavorare su contenuti digitali di gruppo all’interno della tua azienda non può esistere senza una office suite, uno strumento che aiuta a creare e co-editare vari file: documenti di testo,  fogli di calcolo e presentazioni. Suite di collaborazione permette di realizzare vari tenuti insieme, lasciare commenti e menzionare coautori, monitorare le modifiche, visualizzare le versioni e chattare subito nella stessa interfaccia.

How to boost content collaboration in your team: a big guide

Ufficio online potrebbe essere una parte di bundle di soluzioni di produttività (ONLYOFFICE Workspace, Microsoft 365, Google Workspace, Zoho) o integrato separatamente all’interno di un ambiente collaborativo costruito su qualche piattaforma di file sharing (ONLYOFFICE Docs, Collabora).

Archiviazione e condivisione

Collaborazione aziendale e sistemi per gestire contenuti esistono di tutti tipi e dimensioni, però hanno un concetto in comune. Qui mantieni, gestisci e condividi vari contenuti con il tuo team online, così ognuno ha accesso istantaneo ovunque si trova.

How to boost content collaboration in your team: a big guide
Fonte: Nextcloud

Soluzioni per archiviare file e condividerli possono essere eseguiti anche in cloud pubblici senza alcun istallazione richiesta o installandoli on-premises all’interno il tuo perimetro fisico lasciandoti un controllo completo e tutta la responsabilità per proteggere e monitorare i tuoi dati. Ci sono alcuni esempi di archivi basati sul cloud: Drive di Google Workspace OneDrive di Microsoft e Dropbox, mentre che piattaforme come Nextcloud, SharePoint e Confluence possono essere installate on-premises.

In molti casi archivi in cloud e soluzioni di condivisione offrono altri servizi incorporati: per modificare documenti, pianificare attività e altro ancora – da loro stessi o come una parte di soluzione complessa per collaborare su contenuti. Potrebbe essere pre-progettata per un settore specifico, ad esempio, sistema per gestire processi di formazione con amministrazione di lezioni e organizzazione di corsi (Moodle, Mindflash, Chamilo).

Gestione di attività e pianificazione

Non si può organizzare lavoro su contenuti in collaborazione senza task management preciso. Pianificazione e monitoraggio di attività vanno fatte con software per gestire progetti, dove puoi unire team per lavorare su progetti o seguire processi, scegliere responsabili, assegnare attività e sottoattività, crearne certi obiettivi, e vedere prestazioni di team con diagramma di Gantt e report.

How to boost content collaboration in your team: a big guide
Source: Asana

Tra vari tool di project management popolari ci sono soluzioni come Asana, Monday.com, Wrike e Basecamp. Sono gli strumenti per pianificare attività basate su cloud che aiutano a coordinare lavoro di squadra e rendere creazione di contenuti trasparente e semplice.

Tante soluzioni di collaborazione offrono tool di project management già incorporati che aiutano a semplificare lavoro di squadra con funzionalità per gestire compiti essenziale, però non sono così ben esaminati come prodotti standalone dedicati. Componenti per gestire progetti ci sono in ONLYOFFICE Workspace, Microsoft 365, Zoho Office e altri office suite di collaborazione.

Strumenti giusti per collaborare su contenuti

Se stai già usando alcuni strumenti che aiutano a creare contenuti o cerchi qualche software novo da implementare, è importante mantenere un approccio smart scegliendo software che il tuo team usa per le loro attività quotidiane. Il percorso di implementazione di document collaboration passa superando alcuni errori tipici – su come uno sceglie software e lo usa.

Diminuisci curva di apprendimento, ma non evitarla.

Un ostacolo di ottimizzazione è la paura che introduzione di nuovi strumenti e funzionalità può richiedere del tempo per imparare ad usarli. E’ davvero così, però il tempo che questi strumenti possono salvare in futuro giustifica i sacrifici di oggi.

In molti casi ci sono tanti fonti utili: fornisci al tuo team di accesso ai webinar di software, aiuta con varie documentazioni e trova del tempo in agenda e mostra tu stesso come funzionano i nuovi strumenti. Alla fine, il nostro tempo è di tecnologie complesse indietro all’interfaccia semplice, e adesso implementare le novità in lavoro quotidiano è molto più semplice che prima.

Ascolta il tuo team. Quando si tratta di software aziendale, non c’è tanta scelta per i dipendenti. Ogni volta quando cerchi servizi di collaborazione, offri allo staff con varie attività la possibilità di testarli sul loro lavoro e ottieni feedback prima di acquistarli. Il tuo opinione è secondario quando si parla di cambiamenti di produttività a lungo termine.

Non smettere mai di cercare nuovi strumenti. Chiediti cosa potrebbe servire altro, perché ci sono a disposizione gli strumenti per qualsiasi scopo: lavagne bianche di collaborazione, elenco da fare condiviso, anche note adesive, e cosa manca. Vorresti connettere posta alla tua chat di gruppo? Dai un’occhiata Slack. Vuoi discutere un documento in Telegram mentre che stai facendo le modifiche? Aggiungi il plugin in ONLYOFFICE Docs. Ti serve scegliere password e dettagli di carte di credito in posto unico? Dai un’occhiata a Dropbox Passwords. Non sottovalutare varie funzionalità di software.

Fare tutti usare gli stessi strumenti delle volte non è molto saggio. Alcuni dipendenti preferiranno usare la posta elettronica invece che usare messenger, o fare le chiamate evitando le conferenze video. Finché non viola le regole di sicurezza o rende il processo incoerente al livello superiore, si può tollerare le preferenze individuali per mantenere la collaborazione robusta.

Come collaborare su contenuti in maniera efficace

Ora che capisci come organizzare il processo di collaborazione e quali soluzioni potrebbero aiutare al tuo team ad ottenere risultati migliori, facciamo un po’ di pratica e scopriamo qualche consiglio su come collaborare meglio con esempio di ONLYOFFICE Docs.

1. Condividi documenti in piena sicurezza. Ci sono multipli tipi di permessi di condivisione a parte di accesso completo. Se non vuoi che il tuo contenuto viene cambiato accidentalmente o intenzionalmente, puoi condividere il file con i diritti di lasciare solo i commenti, permetti solo visualizzazione o manda un modulo da compilare i campi vuoti senza poter modificare i contenuti principali. In fogli di calcolo puoi nascondere i dati sensibili usando i filtri e condividere i file con il permesso di filtro personalizzato che non permettere ai tuoi collaboratori di vedere i dati nascosti o applicare filtro ai contenuti iniziali. Per proteggere i tuoi file ulteriormente usa filigrane e crittografia di password.

How to boost content collaboration in your team: a big guide

2. Usa varie modalità di co-editing. In ONLYOFFICE ci sono due modi di co-editing: Fast e Strict. Se vuoi collaborare in tempo reale, la modalità Fast è accesa di default. Se hai bisogno di più privacy, attiva la modalità Strict e blocca il paragrafo che stai modificando finché non finisci e non sei pronto a mostrare il risultato.

3. Lascia i commenti chiari e utili. Scegli una certa parte di testo che vorresti commentare, descrivi ai tuoi colleghi la tua domanda o suggestione in una maniera esatta, menziona i responsabili se serve. Non dimenticare di risolvere i commenti già controllati e cancellarli prima di aver spedito il documento.

How to boost content collaboration in your team: a big guide

4. Suggerisci cambiamenti in una maniera gentile. Se non puoi correggere il testo tu stesso come ti piacerebbe, il modo migliore di suggerire miglioramenti sono i commenti o monitoraggio di cambiamenti. Con il secondo puoi aggiungere, formattare o cancellare qualcosa con la possibilità di vedere com’è stato cambiato e chi l’ho fatto. Il recensore potrà accettare o rigettare i tuoi suggerimenti come meglio crede.

How to boost content collaboration in your team: a big guide

5. Usa versioni di documenti. Non ti preoccupare se devi tornare indietro nel tempo e riprendere la versione precedente di documento: sono tutte archiviate in cronologia delle versioni, dove puoi trovare tutti i varianti precedenti del file e recuperarli. Nel sistema di gestione documentale ONLYOFFICE Workspace puoi aggiungere note alle versioni per far capire quali aggiornamenti include ogni versione.

How to boost content collaboration in your team: a big guide

Se tu ricevi una versione nuova del tuo file di testo da qualcun’altro come file separato, non c’è stress neanche qui – usa modalità per confrontare documenti e vedi le differenze, crea la versione finale del documento.

Collabora meglio con ONLYOFFICE

ONLYOFFICE Workspace è un ufficio collaborativo che offre una office suite insieme alla piattaforma di collaborazione completa con gestione documentale e spazio di condivisione, strumenti per gestire progetti, posta, calendario, CRM e tool sociali. É un modo sicuro per organizzare lavoro di team online e migliorare collaborazione in squadra da remoto, all’interno di un servizio cloud o nella tua infrastruttura fisica.

PROVALO ORA

Se stai già usando qualche piattaforma per gestire e dividere contenuti, puoi integrare ONLYOFFICE Docs per eseguire potente collaborazione su contenuti del tuo team all’interno del tuo sistema.

PROVALO ORA