PDF vs. DOCX: was sind die Unterschiede?

Veröffentlicht von
Vlad

Heute vergleichen wir zwei beliebteste Office-Dateiformate, PDF und DOCX. Obwohl die beiden hauptsächlich für die Arbeit mit Texten verwendet werden, sind die Unterschiede zwischen den Dateien, ihre Zwecke und ihre Funktionen bemerkenswert. Mehr dazu weiter im Beitrag.

Was ist DOCX?

DOCX ist ein offenes Textdokumentenformat, das ursprünglich von Microsoft für die Erstellung bearbeitbarer Textdateien entwickelt wurde. Zusammen mit seinen Vorgängern DOC und ODT ist es eines der beliebtesten Formate für die Arbeit mit Office-Dokumenten.

Probleme mit Kompatibilität und ungenügende Systemspezifikationen können beim Öffnen von DOCX Inhaltsverzerrungen verursachen. Deshalb ist die richtige Auswahl der Software für die Arbeit mit DOCX sehr wichtig.

Was ist PDF?

PDF (Portable Document Format) ist das von Adobe entwickelte Dateiformat. PDF enthält auch Texte, Bilder und andere Elemente und wird für die Anzeige von formatierten Textinhalten verwendet, unterstützt jedoch nicht die vollständige Bearbeitung von Inhalten. PDF-Dateien werden in der Regel aus anderen Textformaten erstellt, um die Dateien kompatibler zu machen.

Auch wenn die Bearbeitungs- und Designmöglichkeiten im PDF-Format etwa eingeschränkt sind, kann es dennoch interaktiv sein und Formularfelder, Multimedia-Elemente, Layers und sogar 3D-Objekte enthalten.

Lassen Sie uns nun DOCX und PDF vergleichen und entscheiden, welches Format für Ihre nächste Aufgabe das passende ist.

Dateispezifikationen: Struktur, Dateigröße und mehr

PDF-Inhalte sind eine Zusammenstellung von Vektor- und Bitmap-Grafiken und Texten in einer stabilen, portablen Form. Das bedeutet, dass sie mit jeder unterstützten Software ohne Verzerrungen geöffnet werden können.

DOCX ist eine Sammlung von XML-Dateien mit verschiedenen Arten von Inhalten, die in ein Archiv gepackt werden. Es erfordert eine spezielle Software, die XML-Inhalte und ihre Abhängigkeiten korrekt interpretieren kann. DOCX kann mit Dokumentenverarbeitungsprogrammen wie Microsoft Office, ONLYOFFICE, LibreOffice und anderen geöffnet werden, die alle eine unterschiedliche Unterstützung für die Funktionen und Inhalte des Formats bieten.

Obwohl es sich um ein von Microsoft erstelltes Format handelt und daher mit maximaler Kompatibilität in Office verarbeitet wird, bieten Suiten wie ONLYOFFICE, die ebenfalls auf OOXML basieren, eine genaue Inhaltswiedergabe für DOCX-Dateien, die mit verschiedenen Anwendungen erstellt wurden.

PDF wird von vielen weiteren Anwendungen unterstützt, darunter Webbrowser, Nachrichtendienste und natürlich spezielle PDF-Viewer wie Adobe Acrobat, PDFelement, Foxit Reader und viele andere. Sie können PDF-Dokumente auch mit Office-Anwendungen wie ONLYOFFICE lesen und darin navigieren.

Insgesamt bietet DOCX eine breite Auswahl an Tools für die Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten, während dieses Format im Gegensatz zu PDF eine spezielle Software erfordert, deren Auswahl wesentlich geringer ist. PDF ist ursprünglich ein portables Format, das aus einfacheren, organisierten Inhalten besteht und mit einer Vielzahl von Anwendungen geöffnet werden kann.

Ein weiterer Unterschied ist die Dateigröße. Hier stehen die Chancen nicht gut für PDF – eine Datei mit demselben Inhalt wird größer sein als die DOCX-Version. Dieser Artikel im DOCX-Format ist beispielsweise 754 KB, während seine PDF-Version 1,3 MB erreicht.

Bearbeitungsfunktionen

DOCX ermöglicht die Anwendung komplexer Formatierungen auf Texte wie Schriftarten und Stile, Seitenlayouts und Elemente. Dieses Format unterstützt Bilder, Autoshapes, Diagramme, Gleichungen und viele andere Arten von Objekten.

Bearbeitung von DOCX in ONLYOFFICE Docs

Dies macht DOCX zu einem idealen Format für die Erstellung aller Arten von Textinformationen, von einfachen Newslettern bis hin zu veröffentlichten Materialien wie Zeitungen und Zeitschriften. DOCX-Dateien können später in ihrer ursprünglichen Form weitergegeben, ausgedruckt oder in andere Formate wie PDF konvertiert werden.

Das PDF-Format ist gut für die gemeinsame Nutzung gebrauchsfertiger Dateien zur Ansicht und Überprüfung und manchmal für die Ausfüllung von Vereinbarungen und Verträgen. Zu den Bearbeitungsfunktionen, die von verschiedenen PDF-Programmen angeboten werden, gehören hauptsächlich das Kommentieren, Ausfüllen von Formularen, Zeichnen und Hinzufügen von visuellen Objekten, wobei es verschiedene Iterationen und Erweiterungen dieser Funktionen gibt.

Zusammenarbeit

DOCX wurde ursprünglich für die Zusammenarbeit entwickelt. Andere BenutzerInnen können die erstellten Dokumente bearbeiten, indem sie diese in einer Software öffnen, die DOCX unterstützt, entweder unabhängig oder im gemeinsamen Modus in der Cloud. Alle haben die gleichen Möglichkeiten, den Inhalt des Dokuments zu bearbeiten und zu formatieren, wenn die Datei nicht mit zusätzlichen Einschränkungen freigegeben wird.

Zusammenarbeit in Office Online. Quelle: Microsoft

Das Angebot an zusätzlichen Tools, die bei der Zusammenarbeit hilfreich sind, hängt von der ausgewählten Software ab. ONLYOFFICE unterstützt beispielsweise zwei Co-Editing-Modi, Kommentare mit Erwähnungen, Versionshistorie, Änderungsverfolgung zur Überprüfung und andere Tools. In ONLYOFFICE Workspace und in einigen anderen Umgebungen, in denen die Suite integriert werden kann, ist es möglich, Zugriffseinschränkungen zu setzen und Vorgänge von anderen Personen im Dokument auf das Kommentieren, Überprüfen und Ausfüllen von Formularen zu beschränken.

PDF-Dokumente unterstützen die Zusammenarbeit hauptsächlich durch Überprüfungen und Anmerkungen. Das gibt ihnen eine völlig andere Rolle im Dokumenten-Workflow.

Ausfüllen von Formularen

Der Erstellung von Vorlagen und Formularen sollte hier besondere Aufmerksamkeit gewidmet werden, da es sich um einen eigenständigen kollaborativen Prozess handelt, der sowohl im PDF- als auch im DOCX-Format durchgeführt werden kann. Die Erstellung von Vorlagen und Vordrucken für Verträge und andere Dokumente mit mehreren Beteiligten hilft, die Dokumentation zu automatisieren und bei strukturierten Prozessen wie Vertrieb und Marketing Zeit zu sparen.

Mit PDF-Software können Sie vorgefertigten Dokumenten, die für die Ausfüllung ausgelegt sind, Felder hinzufügen, z. B. einem Kaufvertrag oder einer Bestellung. Mit PDF können Sie sicherstellen, dass die freigegebenen Dateien und die endgültigen, ausgefüllten und unterzeichneten Dokumente so aussehen, wie sie sollen, und Formatierung nicht verloren geht.

DOCX kann auch für die Erstellung von Vorlagen und Formularen verwendet werden, indem man entweder leere Felder im reinen Text hinterlässt oder spezielle Funktionen wie Inhaltskontrollen verwendet.

Erstellen eines Formulars in ONLYOFFICE Desktop Editoren

Einige Software ermöglicht die Erstellung von komplexeren Formularen. Mit der ONLYOFFICE-Funktionalität zur Formularerstellung können Sie beispielsweise Formulare in den DOCX-basierten Formaten DOCXF und OFORM erstellen, die Sie als Vorlagen speichern oder zum Ausfüllen freigeben können. Diese können bei Bedarf auch als ausfüllbare PDF-Dokumente exportiert werden.

Sicherheit

Beide Formate verfügen über Sicherheitstools zum Schutz von Inhalten und zur Beschränkung des Zugriffs auf ausgewählte BenutzerInnen. Zu den Sicherheitsfunktionen, die ursprünglich von beiden Formaten unterstützt werden, doch manchmal in der Oberfläche unterschiedlich gestaltet sind, gehören:

  • Wasserzeichen;
  • Passwortschutz;
  • Digitale Signaturen;
  • Einschränkungen für das Kopieren und Drucken.
Digitale Signaturen in Adobe Acrobat. Quelle: Adobe

Weil DOCX jedoch die Möglichkeit der gemeinsamen Bearbeitung bietet, sind in einigen Phasen zusätzliche Schutzmaßnahmen erforderlich. So können den BenutzerInnen beispielsweise erweiterte Freigabeberechtigungen erteilt werden, um die Daten vor Änderungen oder unerwünschtem Zugriff zu schützen, was in den verschiedenen Bearbeitungsprogrammen unterschiedlich ist.

ONLYOFFICE Docs bietet nicht nur Passwortschutz für Dokumente, sondern auch Zusammenarbeit in Privaträumen, wo jede Änderung, in Echtzeit verschlüsselt wird.

Software

Wie bereits in Dateispezifikationen erwähnt wurde, sind beide Formate von einer Reihe von Anwendungen unterstützt, wobei DOCX besondere Tools für die Verarbeitung von Dokumenten erfordert. Hier finden Sie Beispiele gängiger Software für jedes Format.

DOCX:

  • Microsoft Office (Desktop)
  • Office Online (Online)
  • ONLYOFFICE Docs (Online) / ONLYOFFICE Desktop Editoren (Desktop)
  • LibreOffice (Desktop)
  • Zoho Docs (Online)
  • G-Suite (Online)
  • WPS Office (Desktop)

PDF:

  • Alle oben genannten Lösungen mit der Möglichkeit, PDF-Dateien zu exportieren und zu öffnen
  • Adobe Acrobat
  • PDFelement
  • Foxit Reader
  • Expert PDF Reader
  • Nitro Reader
  • Webbrowser

Kann ich PDF in DOCX und DOCX in PDF konvertieren?

Mit Textbearbeitungsprogrammen wie ONLYOFFICE, Office und anderen ist es möglich, DOCX in PDF einfach zu konvertieren. Aber können Sie auch eine DOCX-Datei aus einer PDF-Datei erstellen?

Weil PDF-Dokumente nicht nur aus Bildern bestehen, sondern oft auch Textinformationen und andere Elemente enthalten, ist es technisch möglich, diese Texte und Elemente zu übernehmen und eine DOCX-Datei mit demselben Inhalt zu erstellen. Die Formatierung und die Daten können aber bei einer solchen Konvertierung beschädigt werden.

ONLYOFFICE zum Beispiel kann PDF-Dateien in DOCX-Dateien umwandeln, sodass Sie den Inhalt gemeinsam bearbeiten können, ohne ihn manuell in die neue Datei zu kopieren. Die gleiche Funktion ist auch in Adobe Acrobat, Google Docs, PDFelement und Convert.io verfügbar.

Konvertierung von PDF mit ONLYOFFICE Docs
PDF-Konverter online von Adobe. Quelle: Adobe

Fazit: Vorteile von PDF und DOCX

Die Formate PDF und DOCX sind beide für die Speicherung und den Austausch von Textdokumenten konzipiert, haben jedoch unterschiedliche Spezifikationen und daher unterschiedliche Rollen im täglichen Dokumenten-Workflow.

Hier finden Sie einen kurzen Vergleich der unterstützten Funktionen von DOCX und PDF:

Funktionen DOCX PDF
Bearbeitung und Formatierung von Inhalten +
Anmerkungen und Kommentare + +
Gemeinsame Bearbeitung +
Erstellung und Ausfüllen von Formularen + +
Schutz von Inhalten + +
Digitale Signaturen + +
Korrekte Wiedergabe +

Die DOCX-Funktionalität ist sowohl bei der Erstellung als auch bei der gemeinsamen Bearbeitung viel umfangreicher als die von PDF, allerdings ist die Auswahl an Software für DOCX begrenzt, während PDF mit einer Vielzahl von Anwendungen geöffnet werden kann, darunter die gleichen Office-Anwendungen und sogar Webbrowser.

Mit der richtigen Software können Sie nicht nur alle Möglichkeiten dieser Formate vollständig benutzen, sondern sie auch konvertieren.

Mit beiden Formaten in ONLYOFFICE arbeiten

ONLYOFFICE Docs und ONLYOFFICE Desktop Editoren bieten umfangreiche Funktionen für die Textverarbeitung und die Zusammenarbeit mit DOCX, das hier auch das native, gut unterstützte Format ist. Sie können PDF-Dateien aus DOCX erstellen und umgekehrt, mit einem integrierten PDF-Viewer einfach und ohne zusätzliche Software arbeiten.

DESKTOP-APP CLOUD-VERSION

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