Приглашаем в гости или сторонние пользователи TeamLab Office с ограниченными правами

Модуль "Люди"Добрый день!

Судя по количеству голосов, отданных за идею добавления сторонних пользователей (т.е. гостей), — а их более 300 — тема сегодняшней статьи будет интересна многим из вас. Эта замечательная идея была внедрена в TeamLab Office версии 7.4. Прочитав статью, вы узнаете, кто именно может стать гостем вашего портала, какие права имеют гости, как вы можете добавить их и управлять ими, сколько каждый гость будет стоить и т.д.

Зачем нужны гости? Возможно, некоторые из ваших клиентов хотели бы быть в курсе любого даже незначительного изменения в ходе выполнения заказа, или на вашу организацию работают фрилансеры, которым необходим доступ к проектам, в которых они заняты, или вам часто приходится обсуждать условия поставки со своими субподрядчиками… Есть очень простое решение — пригласите своих клиентов, фрилансеров, субподрядчиков в качестве гостей на ваш корпоративный портал. Это не будет стоить вам ни копейки! Просто добавьте сколько нужно гостей и не думайте о затратах! Гости никак не учитываются при подсчете количества пользователей вашего портала.

Добавление гостяКак можно пригласить гостей на портал? Для добавления гостя следуйте следующим инструкциям:
1. Откройте модуль ‘Люди’, выбрав его из списка в левом верхнем углу.
2. Нажмите кнопку ‘Создать’ и выберите опцию ‘Гость’.
3. Откроется формуляр ‘Создать нового гостя’, где вам необходимо заполнить несколько полей. Следующие три поля обязательны для заполнения:

  • Имя — введите имя гостя
  • Фамилия — введите фамилию гостя
  • Email — введите адрес электронной почты, куда будет выслано приглашение

Следующие поля можно не заполнять, если вы не владеете необходимой информацией. Ее может предоставить позднее сам гость:

  • Группа — нажмите ссылку ‘Добавить группу’, а затем ‘Выбрать’, чтобы открыть список имеющихся групп и выбрать одну или несколько из них.

Если вы хотите создать новую группу:
1. Нажмите кнопку 'Создать' в модуле 'Люди' и выберите опцию 'Группа'.
2. Введите название новой группы и при необходимости выберите ее руководителя из списка.
3. Нажмите кнопку 'Сохранить'.

Вы можете создать разные группы для своих клиентов, фрилансеров, работающих на вашу организацию, субподрядчиков и т.д. или одну группу для всех гостей вашего портала.

Если вы решили создать группу во время ввода данных гостя, имейте в виду, что после сохранения группы вся введенная информация исчезнет. Поэтому рекомендуется сначала заполнить гостевой формуляр, а затем создать новую группу и добавить в нее гостя.

Чтобы добавить гостя в созданную группу, найдите его в списке, нажмите значок Значок Действия и выберите опцию 'Редактировать'. На странице с профилем гостя нажмите ссылку 'Добавить группу' и выберите нужную группу из списка. Вот и все!


  • Позиция — введите позицию или роль гостя в вашей компании
  • Пол — выберите мужской или женский
  • Дата регистрации — по умолчанию отображается текущая дата, но можно выбрать любую другую дату в календаре, появляющемся при нажатии мышью в рамках этого поля
  • Дата рождения — введите дату рождения гостя вручную посредством клавиатуры или выберите ее в календаре, появляющемся при нажатии мышью в рамках этого поля
  • Местоположение — введите местоположение гостя
  • Комментарии — здесь вы можете оставить комментарий
  • Контактные данные — нажмите ссылку ‘Добавить новый контакт’, выберите тип контактных данных, нажав выбранное по умолчанию значение ‘Email’, и введите информацию в поле. Таким же образом можно добавить остальные контактные данные
  • Социальные профили — нажмите ссылку ‘Добавить новый социальный профиль’, выберите социальную сеть, нажав на выбранную по умолчанию опцию ‘Facebook’, и введите название учетной записи гостя в поле
  • 4. Нажмите кнопку ‘Сохранить’.

    На аватарке гостя появится значок ‘G’ (от англ. guest — гость). Добавленный человек получит по электронной почте письмо со ссылкой, по которой он должен пройти, чтобы указать пароль и войти на портал.

    Импорт гостейВы можете также сэкономить время и добавить сразу всех гостей за раз. Для этого:
    1. Откройте модуль ‘Люди’.
    2. Нажмите кнопку Кнопка Дополнительно в левом верхнем углу и выберите опцию ‘Импортировать аккаунты’.
    3. Выберите источник, из которого вы хотели бы импортировать гостей: Google, Yahoo, Windows Live, из файла.
    4. Отметьте людей, которых вы хотите добавить на портал.
    5. Поставьте флажок напротив опции ‘Добавить пользователей как гостей’.
    6. Нажмите кнопку ‘Добавить выбранных’.

    Примечание: Вы также можете добавлять пользователей как гостей при импорте данных из Basecamp в модуле 'Проекты', или пригласив их с помощью пригласительной ссылки.

    Какими правами обладают гости? По умолчанию гостям доступны модули ‘Документы’, ‘Проекты’ и ‘Сообщество’, а также инструменты ‘Календарь’, ‘Чат’ и ‘Лента’. Они обладают следующими правами в рамках данных модулей:

    Примечание:
    1. Гостям не доступны модули 'CRM' и 'Люди', а также страница 'Платежи'.
    2. В инструменте 'Лента' и во время поиска по порталу гости могут видеть только те результаты, к которым они имеют доступ.

    Таблица прав гостей

    Примечание: Гостю нельзя дать администраторские права.

    Если вам необходимо ограничить доступ гостя к определенному модулю, выполните следующие действия:

    1. Переключитесь на страницу с настройками портала, выбрав опцию ‘Настройки’ в списке в левом верхнем углу.
    2. Откройте секцию ‘Права доступа’, выбрав эту опцию в меню слева.
    3. Прокрутите страницу вниз, вплоть до необходимого модуля.
    4. Найдите заголовок ‘Доступ к модулю предоставлен для’ и поставьте флажок напротив опции ‘Пользователи из списка’. Если эта опция уже отмечена, просто перейдите к следующему шагу.
    5. Нажмите ссылку ‘Добавить пользователя’ для ограничения прав определенного гостя или ‘Добавить группу’ для ограничения прав целой группы гостей.
    6. Выберите всех пользователей или все группы пользователей кроме гостей или группы гостей, чьи права вы хотите ограничить.

    После этого доступ к модулю для гостей или группы гостей, которых вы не включили в список, будет закрыт.

    Если добавленный гость обладает недостаточными правами, вы можете перевести его в разряд пользователей. Для этого:
    1. Найдите нужного гостя в списке в модуле ‘Люди’.
    2. Поставьте флажок рядом с ним.
    3. Нажмите кнопку ‘Изменить тип’ над списком и выберите тип ‘Пользователь’.

    Примечание: Вы также можете поменять тип участника портала на странице с его профилем.

    После данной процедуры гость станет обыкновенным пользователем портала. Это возможно только в том случае, если количество пользователей, разрешенное вашим тарифным планом, не будет превышено.

    На сегодня это все! Если у вас имеются вопросы, пожалуйста, задавайте их в комментариях к этой статье или направляйте их в адрес нашей службы поддержки. Если у вас появились стоящие идеи по усовершенствованию TeamLab Office, обязательно добавляйте их на нашу специальную страницу обратной связи.

 
Comments (3)
  1. Май 28, 2013 at 10:08 дп

    Добрый день)
    Скажу ,что нужно мне.
    Мне нужно)- чтобы гость мог посмотреть только свои документы- и все)
    То есть чтобы я мог создать Аккаунт Гостя- и отправить ссылку по емейл своему клиенту. Клиент зашел бы по ссылке-задал пароль (но чтоб я его видел в системе и мог поменять!)- и увидел ТОЛЬКО свою страницу- документы которые я ему послал, и мог написать мне вопрос. и все! И , желательно, чтобы все настройки для такого клиента я мог задать автоматически, просто заводя на него аккаунт- а не лез в меню сто раз)))

  2. Март 7, 2014 at 11:15 дп

    Your name are going to be not straight, smudged or maybe mis-spelled. Your brand may search excellent though the typeface along with as well as sizing is unique through the legitimate. This will likely please take a figuring out eyesight to find out your big difference.

Add a comment